Электронный больничный лист

С 2023 года на расчет больничных, а также их оформление повлияло слияние ФСС и ПФР. При этом с 2022 года стали действовать электронные больничные листы, тогда как бумажные полностью отменили.

Читайте, как оформляется электронный больничный лист по новым правилам, как работодателю проверить и оплатить его, чем поможет использование системы КЭДО.

Электронный больничный: что это?

Электронный больничный — это полноценная замена бумажного листка нетрудоспособности. Они оформляются с 1 января 2022 года в таких ситуациях, когда работник заболевает, получает травму, вынужден ухаживать за больным ребенком или членом семьи, проходит протезирование, лечится в стационаре, либо находится в положении больше 30 недель.

Больничный оформляется только в электронном виде и только медицинскими работниками тех организаций, у которых есть соответствующая лицензия. Весь обмен информацией по листку нетрудоспособности проходит также в электронном виде. Так, после того, как его выпишет врач, он отправляется в СФР, который затем отправляет его работодателю на сверку, а тот, заполнив и проверив, отправляет обратно в СФР.

Совет эксперта: проверять такой документ на подлинность обычно не имеет смысла, т. к. поддержки здесь исключены. Никакие бумажные документы от работника также не требуются. При этом, сам сотрудник не обязан даже сообщать номер больничного, т. к. все сведения по нему поступают напрямую от СФР. 

Особенности работы

С 2022 года нужно заполнять форму СоЗЛ (Сведения о застрахованном лице). Она необходима для того, чтобы в СФР были точные сведения о работниках и их реквизиты для оплаты листков нетрудоспособности.

Также обратите внимание на то, что если ранее у работодателя было 5 дней, чтобы отправить сведения по листку нетрудоспособности в СФР, то теперь у него на это всего 3 дня с момента получения документа.

СФР вправе требовать возмещение излишних расходов, которые у него возникли по причине неправильно предоставленных сведений с виновника. Так, например, если что-то перепутал работодатель, то он должен будет это компенсировать. Если это медицинская организация, то компенсирует она. Именно по этой причине важно соблюдать сроки и предоставлять только актуальные и проверенные данные.

Плюсы и минусы электронных больничных листов

Главное преимущество такого документа в практической невозможности быть поддельным. Также стоит выделить:

• Минимизацию ошибок. Если при заполнении бумажного документа врачи часто допускали опечатки, то с электронными больничными все автоматизировано и допустить ошибку стало намного сложнее. При этом, даже внести корректировки стало намного проще.
• Меньше работы с документом. С переходом на электронные листки нетрудоспособности больше не нужно тратить время на передачу больничного в СФР, проверку их подлинности, обработку в архиве и хранение.

Отдельно отметим работу с архивом в целом. При переходе на электронный формат работы с любыми документами у работодателя отпадает обязанность по хранению бумажных аналогов документации. Таким образом, экономится место в помещении и время специалистов. Также помните о том, что чем меньше документов, тем ниже риски допуска ошибки.

К недостаткам электронных листков нетрудоспособности можно отнести невозможно получить бумажный вариант документа. Некоторые компаниям и сотрудникам удобнее этот вариант работы с ним несмотря на все плюсы электронной документации. Многие просто привыкли работать со стандартными документами на бумаге.

Однако цифровизация позволяет во многом упростить работу компании: так, она будет тратить меньше времени и сил на обращение с документацией, ей больше не придется думать как разместить архив и нанимать специального человека для его обслуживания. Также электронный документооборот значительно повышает скорость обмена данными.

Кто выдает и кто может получить

Электронные больничные выдаются только сотрудниками медицинских организаций, имеющих соответствующую лицензию. Таким образом, его не может выдать сотрудник скорой помощи, например.

Получить такой документ могут граждане России, а также иностранцы, которые временно или постоянно проживают на ее территории.

Отслеживать свои больничные листы можно на портале Госуслуг.

Порядок взаимодействия лиц, участвующих в электронном документообороте

Алгоритм работы с листком нетрудоспособности следующий:

1. Медицинская организация, имеющая нужную лицензию, выдает больничный лист. Он сразу же попадает в систему СФР;
2. СФР изучает его, смотрит есть ли данные по сотруднику, а затем направляет его работодателю;
3. Работодатель получает лист, заполняет его если нужно и проверяет в нем данные сотрудника, а затем отправляет его обратно в СФР;
4. Когда больничный закрывают, то информация об этом также поступает в СФР, а после работодателю;
5. Работодатель перечисляет оплату за первые три дня больничного сотруднику;
6. СФР перечисляет остальную часть пособия.

Совет эксперта: все организации, которые работают с больничными листами, связаны между собой электронным документооборотом, что позволяет обмениваться информацией быстро и качественно. Однако помните о том, что важно предоставлять корректные сведения в установленный срок, иначе вы можете получить штраф. 

Как настроить процесс работы

Итак, что же делать, если ваша компания только начинает работать с листами нетрудоспособности в электронном формате? Важно правильно организовать процесс работы и наладить основные моменты. Рассмотрим их подробнее.

1. Определите кто будет заниматься с электронными больничными листами. Обычно это бухгалтер, но можно поставить человека из кадровой службы. Важно, чтобы у сотрудника был опыт работы с обычными больничными листами, либо хорошая обучаемость.
2. Установите программу  для работы с такими документами. Самая простая и при этом бесплатная — утилита от СФР, которую можно загрузить в личном кабинете работодателя.
3. Станьте участников ЭДО с СФР. Это можно сделать либо при помощи сервиса “Социальный документооборот” (СЭДО), либо при помощи личного кабинета на сайте СФР, либо через одного из операторов ЭДО.
4. Подача сведений о застрахованных лицах. Чтобы СФР мог оплачивать страховые случаи ваших работников нужно передать о них информацию. Это нужно сделать в течение трех дней после приема работника на работу. Исключение составляют случаи, когда вы только подключились к СЭДО, при этом у вас есть работники в найме. Тогда данные можно подать не позднее наступления болезни. Также данные важные обновлять, если у работника они изменились (например, он получил новый счет в банке).

Все: остается дождаться страхового случая и отладить работу с электронными больничными листами по алгоритму, который мы рассмотрели выше.

Помните о том, что работодатель оплачивает первые три дня больничного, остальное выплачивает СФР. Максимальный срок оплаты — 10 рабочих дней с момента получения всех данных.

Совет эксперта: оплата некоторых случаев происходит полностью за счет СФР. Например, это больничные по карантину, беременности и родам, при несчастном случае на производстве или по причине профессионального заболевания, а также при протезировании. 

Денежная выплата приходит на тот банковский счет, который указал сам работник при приеме на работу, а работодатель передал в СФР.

Как рассчитать сумму пособия

Для расчета суммы пособия необходимо знать минимальное и максимальное значение компенсаций. По состоянию на 2023 год минимальная дневная выплата составляет 533,98 рублей, а максимальная — 2 736,99 рублей в день.

Также для определения суммы выплаты нужно учесть такие моменты, как средний заработок сотрудника, страховой стаж и длительность больничного (считаются все дни).

Для расчета среднего заработка берется зарплата за последние 2 года сотрудника. Для этого складываются его трудовые доходы и делятся на 730. Если полученная сумма меньше минимальной (533,98 рублей), то устанавливается минимальная сумма пособия. Если же она превышает максимальную (2736,99), то устанавливается максимальная. Сумма не меняется, если она находится в допустимом промежутке значений.

Совет эксперта: на расчет пособия влияет и страховой стаж. Если он больше 8 лет, то оно выплачивается в 100% объеме, если от 5 до 8 — то выплачивается 80% от полученной при расчете суммы, а если меньше 5 лет, то только 60% от полученной при расчете суммы. 

Случаи оформления электронного больничного листа

Рассмотрим несколько часто встречающихся ситуаций, которые обычно вызывают вопросы у работодателей.

• Работник пришел к врачу в конце рабочего дня и медработник выдал ему больничный лист со следующего дня. Это нормальная ситуация, когда человек приходит к врачу вечером. Пересчитывать что-то не нужно, оплачивать больничный нужно с того дня, когда он был выдан.
• Сотрудник получил больничный, однако договорился с работодателем, что будет работать удаленно. В таком случае до человеку нужно сразу же донести, что двойной оплаты его работы не будет и он должен выбрать: либо полноценно сидеть на больничном, либо работать удаленно. Если сотрудник выбирает второй вариант, то при поступлении больничного листа в компанию нужно отметить в нем пункт “Не оплачивать” и в комментариях объяснить причину.

Совет эксперта: в случае, если работник выбирает трудится удаленно вместо того, чтобы сидеть на больничном, попросите его оформить заявление на отказ от больничного пособия. Это позволит избежать конфликтных ситуаций. 

• На больничный ушел совместитель. В таком случае СФР направляет больничный лист всем работодателям. Как правило, пособие выплачивает основная компания-работодатель. Те, кого это не касается, должны указать в системе СФР причину.
• Если сотрудник получил больничный из-за несчастного случая на производстве или из-за профессионального заболевания. Здесь необходимо кроме передачи сведений о человеке составить и акт о несчастном случае или профзаболевании. Именно такой документ будет служить основанием для выплаты пособия. Такую денежную компенсацию выплачивает полностью СФР в 100% размере зарплаты человека. Если же акта не будет, то СФР будет руководствоваться теми данными, которые у него есть и выплачивать компенсацию на их основании.
• Если на больничный уходит подрядчик. С 1 января 2023 года исполнители по договорам ГПХ имеют право на социальное обеспечение, т. е. на оплату больничного. Однако пока в этом правиле несколько исключений, например, подходит не каждый тип договора, а только договора на услуги или выполнение работ, а также авторского заказа и отчуждения права на произведения науки, литературы или искусства.

Таким образом, каждая ситуация с больничным индивидуальна и требует тщательного и продуманного подхода. Поэтому обязательно изучайте законодательство, если сомневаетесь в конкретно случае.

Ответы на частые вопросы

Многие работодатели беспокоятся насчет надежности системы СЭДО и именно этот вопрос чаще всего задается на тематических собраниях, форумах и просто обсуждениях электронных больничных. Система СЭДО имеет все условия для защиты информации и ее конфиденциальности. Также она отвечает всем требованиям закона. Так, например, работодатель даже не может узнать диагноз сотрудника, ему доступен лишь специальный код, по которому можно примерно понять направленность болезни или травмы. Сторонние же лица в принципе не имеют доступа к листку нетрудоспособности. Получить доступ к системе может только мед. работник, ФСР и работодатель при помощи электронной подписи, а также работник через авторизацию на Госуслугах.

Рассмотрим еще несколько часто задаваемых вопросов об электронных больничных листах:

• Обязан ли работодатель информировать сотрудника о листке нетрудоспособности?

Да, обязан. Также работодатель обязан внести необходимые изменения и дополнения в листок до его отправки обратно в Фонд, а работник же может, но не обязан сообщать номер листа работодателю.

• Где и как можно проверить больничный лист?

Для проверки можно обратиться в ФСР или медицинскую организацию, выдавшую электронный больничный. Однако на самом деле, в проверке нет смысла, т. к., как правило, сейчас все больничные подлинные и случаи подделки единичны.

• Нужно ли печатать этот документ и хранить его в архиве?

Нет, не нужно. Электронный документ уже имеет нужную юридическую силу и распечатывать его не нужно. При этом, документ хранится в надежной системе СЭДО.

• Как закрывается больничный лист?

Этот вопрос чаще задают сотрудники, т. к. многие из них хотят закрывать листки нетрудоспособности дистанционно. Однако так сделать не получится: все равно необходимо прийти в медицинскую организацию и пройти консультацию специалиста, выдавшего листок. Исключение составляют случаи, когда для закрытия листа можно провести аудиоконсультацию: тогда врач может закрыть его дистанционно.

• В каких случаях этот документ может быть выдан на бумаге?

Больничный может быть выдан на бумаге только в исключительных случаях, а именно если человек, который его получает, находится под государственной защитой или если сведения о нем в принципе представляют тайну, охраняемую законом, т. е. не могут храниться в электронном виде в доступе сотрудников ФСР и медицинской организации.

Заключение

• Таким образом, электронный больничный лист — это удобный вариант предоставления информации о временной нетрудоспособности человека.
• Он сразу же попадает в единую систему СФР, в рамках которой происходит быстрый обмен данными между медицинской организацией, компанией-работодателем и самим Фондом.
• С 2022 года такая форма больничного стала обязательной и принесла множество преимуществ всем сторонам, которые с ним работают.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)