При заболевании или получении травмы сотрудник компании уходит на больничный, для чего ему необходимо оформить листок нетрудоспособности. Ранее этот процесс выполнялся только в бумажном формате. Однако на сегодняшний день больничные листы перешли на цифровые рельсы, что значительно упростило учет документов и процессы расчета компенсаций для работников.
В данной статье мы расскажем, как правильно работать с электронным больничным листом в соответствии с новыми правилами, какие шаги нужно предпринять для его оформления и выдачи, а также как проверить информацию о нетрудоспособности.
- Что такое электронный больничный лист
- Преимущества электронных больничных листов
- Как работать с электронными больничными листами
- Законодательные аспекты
- Схема взаимодействия при оформлении электронных больничных
- Использование Госуслуг
- Возможность получения больничного в частной клинике
- Переход на работу с цифровыми больничными
- Контроль со стороны Фонда социального страхования
- Как найти электронный больничный лист
- Заключение
- Список источников
Что такое электронный больничный лист
В настоящее время большинство компаний используют только электронные больничные листы, которые стали обязательными для оформления. Это нововведение упростило взаимодействие между поликлиниками, работниками, работодателями и фондами социального страхования. Многие работники положительно восприняли цифровые больничные, так как теперь для их получения им достаточно посетить врача, не тратя время на оформление бумажной версии. В то же время, работодателям необходимо освоить новую систему работы с этим документом.
Эксперт. Преимущества использования электронных больничных успели оценить во время пандемии. Из-за того, что их пришлось выдавать очень много, страдала сфера здравоохранения. Такие документы относятся к строгой отчетности, что делает их изготовление затратным. Переход на цифровой формат значительно сократил все расходы, при этом ошибки в больничном теперь исправляются легко и быстро (отпала необходимость использовать новый бланк). Подделать такой документ практически невозможно. Раньше же такие случаи подделок были частыми.
Преимущества электронных больничных листов
Преимущества перехода на цифровые больничные листы весьма очевидны:
- Минимизация риска потери или повреждения документа.
- Автоматическая проверка на наличие ошибок в системе.
- Нет необходимости вручную доставлять больничный к работодателю или в фонд социального страхования.
- Устранение необходимости архивировать физические документы.
- Мгновенная передача информации из поликлиники работодателю, что ускоряет процесс расчетов по выплатам.
- Снижение объема работы для кадровых служб и уменьшение контакта с бумажными документами.
Подводя итог, можно сказать, что преимущества электронных больничных стали особенно заметны в условиях пандемии. Ограничения в сфере здравоохранения, связанные с необходимостью выдачи большого количества больничных листов, показали, что переход на цифровой формат позволяет значительно снизить затраты оригинальных бланков и упростить исправление ошибок в них. Кроме того, такая система исключает возможность подделки документов, что было проблемой для бумажных листов.
Не стоит забывать и об экологичности данного перехода. Сокращение использования бумажных носителей существенно снижает вырубку деревьев и бережёт природные ресурсы.
Электронный больничный лист представляет собой полноценный аналог бумажного, обладая при этом большим количеством преимуществ. Для работы с ним достаточно установить специализированное ПО и обзавестись электронной цифровой подписью, а также заключить соглашение с фондом социального страхования.
Электронный больничный — это запись в базах данных фонда социального страхования и Минздрава РФ, где врач вносит данные и подписывает их. Затем сведения передаются в компанию и на аккаунт работника на платформе Госуслуг.
Как работать с электронными больничными листами
Рассмотрим порядок работы с цифровыми больничными.
- Подключение к СЭДО (системе электронного документооборота). Это необходимо сделать один раз, после чего у компании будет возможность напрямую работать с документом или интегрировать СЭДО с бухгалтерской программой, что является более удобным вариантом.
- Отсутствие необходимости получения согласия от сотрудников. Организация может самостоятельно решить перейти на электронное оформление больничных, не требуя от работников дополнительных документов.
- Автоматизация процессов. После подключения к СЭДО, информация о новом больничном будет поступать в организацию в режиме реального времени сразу после его оформления. С ней будет приходить и предзаполненный расчет пособий.
- Сроки ответа работодателя. Работодатель обязан предоставить фонд социального страхования информацию о больничном листе в течение трех рабочих дней после его получения. При необходимости следует корректировать данные.
Эксперт. Имейте в виду, что работодатель оплачивает первые три дня больничного. Остальные дни компенсируются фондом. Работодателю не нужно рассчитывать полную сумму пособия — достаточно определить расходы на первые три дня. Фонд сам рассчитает свою часть.
Законодательные аспекты
Основным законодательным актом, регламентирующим работу с цифровыми больничными, является ФЗ №126-ФЗ от 30 апреля 2021 года. Согласно этому закону, с 1 января 2022 года больничные листы переведены в электронный формат. Исключение составляют работники, сведения о которых охраняются государственной тайной, а также лица, имеющие право на государственную защиту.
Схема взаимодействия при оформлении электронных больничных
Для заполнения электронного больничного листа можно обратиться к Приказу Минздрава от 23 ноября 2021 года №109н. Компании следует заполнять только определенные поля, предоставляя данные о среднем заработке для правильного расчета выплат. Также потребуются сведения о страховом стаже и дате начала работы в компании.
При выявлении ошибок в заполненном больничном бухгалтеру необходимо заново оформить документ и отправить его в фонд с пояснениями. В случае, если ошибка была обнаружена в фонде, он возвращает больничный для уточнения информации.
После заполнения больничного листа важно сохранить его, подписать электронной подписью и направить в фонд социального страхования.
Эксперт. Соблюдайте сроки выплаты по больничным листам. Работодатель обязан выплатить первую часть пособия в ближайший расчетный период, тогда как фонд выплачивает оставшуюся сумму в течение десяти дней после получения корректного варианта от работодателя.
Распечатывать электронные больничные не требуется, хотя многие работодатели продолжают это делать. Рекомендуется доверять надежности системы электронного документооборота, так как такие больничные хранятся в цифровом формате и имеют ту же юридическую силу, что и их бумажные аналоги.
Использование Госуслуг
Каждый гражданин может получить доступ к своим больничным листам на платформе Госуслуг через веб- или мобильное приложение. Здесь доступна информация о листах нетрудоспособности, а также уведомления о продлениях, открытиях и закрытиях. Можно также узнать о враче, который выдал больничный, и о поликлинике.
Возможность получения больничного в частной клинике
Цифровой больничный лист можно получить в частной клинике, если она имеет соответствующую лицензию на оказание медицинских услуг. В противном случае работник не сможет получить ни бумажный, ни цифровой вариант. Рекомендуется обращаться в государственные учреждения либо заранее уточнять информацию о наличии лицензии в частной медицине.
Переход на работу с цифровыми больничными
Переход на электронное оформление больничных листов возможен для любой компании и индивидуального предпринимателя с сотрудниками. Для этого необходимо зарегистрироваться в системе социального страхования и получить электронную цифровую подпись, а также заключить соглашение об информационном обмене с фондом социального страхования. Данный документ оформляется на бумаге и направляется в фонд по почте. После его подписания вы получите уведомление о возможности работы с цифровыми больничными.
Важно отметить, что с переходом на электронные больничные работодатель обретает новые обязанности, такие как:
- Отправка данных о новых сотрудниках в фонд.
- Ответ на запросы фонда и передача недостающих сведений о работниках.
- Возврат излишков денежной суммы в фонд в случае переплат.
- Заполнение электронных больничных листов через систему фондов социального страхования.
Сроки взаимодействия с фондом также сократились — теперь работодатель должен ответить на запросы в течение трех рабочих дней.
Эксперт. Переход на цифровой формат облегчает работу с множеством процессов, таких как экономия на бумажной документации, что значительно сокращает затраты. Ранее работодатели должны были вручную проверять сведения и наличие печатей медучреждений, теперь же все необходимое можно оформить в цифровом формате, что ускоряет процессы. Электронные больничные более защищены от подделок, что также является значительным преимуществом.
Контроль со стороны Фонда социального страхования
Важность аккуратности в работе с цифровыми больничными нельзя переоценить. Необходимо следить за достоверностью предоставленных данных и соблюдением сроков. Ошибки в передаче информации могут привести к штрафам для работодателя, в том числе за отказ передать больничный лист, за неверные сведения и за задержку в передаче документов. Если фонд ошибется в расчёте пособия из-за ошибки работодателя, последний будет обязан возместить ущерб.
Как найти электронный больничный лист
Если работник предоставил вам реквизиты своего электронного больничного листа, но вы ранее не имели опыта работы с такими документами, не переживайте — найти его довольно просто. Цифровой больничный лист хранится в базе Фонда социального страхования (ФСС) на постоянной основе. Для того чтобы получить доступ к этой информации, вам потребуется подтвержденный аккаунт на портале Госуслуг. Кроме того, для эффективной работы с документами необходима электронная цифровая подпись (ЭЦП).
В настоящее время большинство организаций уже перешли на использование цифровых больничных, так что если вы еще не зарегистрированы в системе ФСС и не получили ЭЦП, настоятельно советуем вам сделать это. Это позволит избежать возможных сложностей при работе с документами в будущем.
Важно также ознакомиться с различными учетными программами, которые можно интегрировать с системой ФСС. Такие программы помогут вам не только получать больничные листы, но и заполнять их в электронном формате без лишних усилий.
Следует отметить, что как работодатель вы обязаны принимать электронные листы нетрудоспособности. В противном случае работник имеет полное право обратиться с жалобой в Трудовую инспекцию.
Заключение
Цифровой больничный лист стал новым удобным форматом взаимодействия между поликлиниками и работодателями. Он значительно ускоряет многие процессы и помогает сэкономить время и ресурсы, связанные с оформлением больничных листов. На сегодняшний день использование цифровых больничных стало обязательным для всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, имеющих сотрудников. Поэтому мы настоятельно рекомендуем вам подключиться к новой системе ФСС и пройти обучение по работе с их программным обеспечением. Это повысит эффективность вашей работы и обеспечит соответствие всем законодательным требованиям.
