Электронный архив

Электронный документооборот (ЭДО) — это полезный инструмент, который ускоряет и упрощает делопроизводство. Подключение к ЭДО ускоряет и упрощает подписание документов, и дает возможность хранить их в форме электронного архива. Цифровое хранилище не занимает места и позволяет находить информацию за несколько секунд. Мы расскажем, как работает электронный архив, почему следует его внедрить, и как организовать хранение документов.

Что такое электронный архив

Электронным архивом называется хранилище для документов, подписанных в системе ЭДО. Он создается методом переноса документов в хранилище вручную или в автоматическом режиме. После подписания документа система ЭДО отправляет его цифровую копию в архив. Пользователи могут открывать и читать документы, систематизировать их по определенным критериям, но не могут вносить правки в тексты.

Организация электронного архива, как и бумажного, должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 54989-2012. На предприятии могут быть установлены внутренние правила работы с документами, которые не противоречат ГОСТу.

Следует отличать электронный архив от хранилища скан-копий. Согласно ГОСТ Р 7.0.8-201 только первый или единственный экземпляр документа является подлинником. Поэтому если компания ведет бумажный документооборот, то создать полноценный электронный архив невозможно. Фото и скан-копии не обладают той же юридической силой, что и оригинальные бланки.

Комментарий эксперта. По ГОСТам хранилище дубликатов бумажных документов не является электронным архивом. Но цифровизация бланков будет полезна для работы предприятия. Папки со скан-копиями упрощает поиск нужной информации для принятия управленческих решений. В будущем возможно принятие закона о цифровых дубликатах, который придаст фотографиям и скан-копиям юридическую силу. Но предложенный законопроект № 1173189-7 пока не прошел согласование.

Причины отказа от бумажных архивов

У традиционной системы организации архива есть много недостатков. Для хранения документов в бумажном виде нужно много места. Систематизация папок отнимает у сотрудников время, которое можно потратить с большей пользой. Даже если каталог находится в идеальном состоянии, поиски нужного бланка иногда продолжаются часами. Эта проблема актуальна для компаний с многолетней историей работы и филиалами в регионах.

Бумажные документы могут быть утеряны из-за невнимательности сотрудников или чрезвычайных происшествий. Бумага является недолговечным материалом, который быстро сгорает при пожаре и портится от намокания. Нередко случаются ситуации, когда часть бумажного архива теряется во время переезда по новому адресу.

Организация электронного архива помогает решить перечисленные проблемы. Поэтому с каждым годом все больше компаний отказываются от хранения бумажной документации.

Преимущества электронных архивов

Электронный архив не занимает места в офисе. Чтобы организовать виртуальное хранилище, не обязательно устанавливать сервер для документов. Можно использовать облачный сервис, чтобы избежать расходов на покупку оборудования.

С электронным архивом удобно работать. Любой документ можно найти по названию или дате за пару кликов. Виртуальные хранилища поддерживают групповую работу с документами: один файл могут одновременно просматривать несколько сотрудников из разных филиалов.

Перечислим все плюсы электронных архивов:

• Удобный поиск нужного документа в каталоге.
• Быстрая систематизация файлов по критериям.
• Экономия рабочего времени пользователей.
• Возможность настройки прав доступа сотрудников.
• Отсутствие риска утери или порчи документов.
• Быстрые ответы на запросы контролирующих органов.
• Высокий уровень информационной безопасности.
• Простое масштабирование цифрового хранилища.
• Автоматическое удаление неактуальных документов.
• Отказ от бумаги улучшает состояние экологии.

Наличие электронного архива упрощает подачу отчетности и экономит фонд оплаты труда за счет уменьшения необходимого количества бухгалтеров и архивистов.

Требования к электронным архивам

Правила хранения, учета и использования архивных документов прописаны в законе. Требования содержатся в 125-ФЗ от 22.10.2004, ФСБУ 27/2021 и Приказе Минкультуры № 526 от 31.03.2015. Рассмотрим основные положения, которые затрагивают ведение архивов:

• Оригиналом электронного документа является файл формата PDF/A, созданный в системе ЭДО и заверенный квалифицированной электронной подписью (КЭП).
• К оригиналу должна быть приложена информация о КЭП, с помощью которой был заверен документ. Если он подписан двумя сторонами сделки, требуется приложить два файла.
• Хранилище информации должно быть расположено на территории России.
• Руководитель организации имеет право устанавливать разные права доступа к документам в архиве.
• Хранилище должно быть систематизировано на основе тематики и содержания файлов.
• Документы нужно хранить в течение установленного законом срока. Когда период хранения заканчивается, файлы нужно удалять.

Чтобы избежать штрафов, важно знать, что срок хранения отсчитывается с 1 января следующего года. Например, если сделка была заключена 15 октября 2023 года, то период хранения договора начнется с 1 января 2024 года.

Закон устанавливает единое время хранения для бумажных и электронных документов. Как долго нужно хранить файлы, зависит от категории документации. Первичные бланки для бухгалтерского учета нужно хранить 5 лет, налоговые декларации и расчеты — также 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК), а некоторые кадровые документы — до 75 лет.

Как хранить электронный архив

Цифровые документы можно хранить в виде локального архива, на стороннем облачном сервисе или в системе ЭДО. Рассмотрим, какие плюсы и минусы есть у каждого варианта.

Локальный сервер

Локальный архив сохраняется на отдельном сервере, который установлен в офисе компании. Для организации хранилища потребуется заказать и настроить оборудование. Обслуживание системы создает дополнительную нагрузку на технических специалистов и увеличивает издержки бизнеса.

При создании архива можно выбрать любой формат систематизации данных. Можно настраивать внешний вид каталога, поисковые алгоритмы, шаблоны отображения документов. У посторонних не будет доступа к серверу, установленному в офисе. Но за сохранность оборудования и защиту базы данных от взлома отвечают только сотрудники организации.

Облачный сервис

Электронный архив можно хранить на внешнем сервере, который принадлежит другой компании. Передача базы данных осуществляется на основе договора, где прописаны права и обязанности сторон. Использование облачных сервисов является платной услугой.

При выборе этого варианта не нужно покупать оборудование и организовывать систему защиты данных. За техническую часть отвечает владелец облака. Утечки переданных данных случаются редко, но эту вероятность нельзя исключать. Облачные сервисы содержат возможности настройки рабочих алгоритмов. Но интерфейс пользователя нельзя создавать с нуля.

Система ЭДО

Все популярные системы ЭДО поддерживают хранение электронных архивов. Чтобы подключить услугу, требуется подписать дополнительное соглашение с оператором. Системы ЭДО включают автоматическую передачу документов в архив, контроль за перемещением и изменением файлов, удобный поиск по каталогу.

Владелец бизнеса может настраивать права доступа для разных категорий сотрудников, шаблоны для автоматической сортировки или удаления документов. За безопасность электронного архива отвечает оператор ЭДО. Виртуальное хранилище можно интегрировать с облачными сервисами, CRM-системами и другими программами.

Как внедрить электронный архив в компании

Перед подключением к ЭДО необходимо провести аудит документации. Чтобы автоматизировать делопроизводство, важно понимать, с какими документами работает компания, и какие стадии они проходят от создания до передачи в архив. На этом этапе можно выявить ненужные этапы работы с документами и стадии, на которых они «зависают». Обнаруженные недостатки можно исправить при внедрении ЭДО.

Как подключить и настроить электронный документооборот:

• Получить УКЭП (усиленную квалифицированную электронную подпись) для руководителя организации.
• Оформить ЭП для сотрудников, которые будут работать с документами.
• Установить и настроить программу «КриптоПро» для поддержки электронной подписи.
• Изучить предложения операторов ЭДО и выбрать подходящего провайдера.
• Оплатить нужное число лицензий для сотрудников, которые будут работать с документами.
• Сообщить контрагентам об изменении технологии ведения документооборота.
• Прописать шаблоны создания и согласования документов в электронном виде.
• Настроить передачу файлов в архив, систематизацию каталога, права доступа работников, автоматическое удаление данных.
• Провести обучение для сотрудников, которые работают с документами.
• Протестировать функционал электронного документооборота и архива.
• Утвердить инструкцию по делопроизводству, регламентирующую переход на ЭДО.

Некоторые организации переводят часть документов в электронный формат, а другие оставляют в бумажном виде. Эта схема называется комбинированный документооборот. Если вы планируете сохранить бумажные документы, следует внедрить сохранения скан-копий. Это решение поможет избежать потери данных и упростить поиск информации. При оцифровке бланка в номенклатуре ставится отметка о переводе в электронный формат. Но следует учитывать, что скан-копии в этом случае не являются подлинниками документов.

Перспективы развития электронных архивов

Тенденция к компьютеризации общества указывает на то, что системы ЭДО будут расширяться и совершенствоваться с учетом потребностей компаний. Параллельно государство будет принимать новые законы, регламентирующие электронный документооборот. Со временем бумажные архивы уйдут в историю, как дисковые телефоны, факсы, калькуляторы и многие другие инструменты, без которых нельзя было раньше представить ведение бизнеса.

В 2023 году некоторые категории документов уже полностью перешли в электронный формат. В их число входят кадровые документы, транспортные документы и бланки по учету НДС. С этого года без электронных доверенностей сотрудники не могут пользоваться ЭДО от имени предприятий. А грузоперевозчики не могут оформлять первичные документы в бумажном виде.

Операторы ЭДО развивают функционал систем для работы с документами. Они добавляют новые модули и элементы интерфейса, чтобы пользователям было удобно вести отчетность. Одним из перспективных направлений работы является интеграция с государственными информационными системами. Например, с ГИС «Меркурий» для учета движения продукции животноводства и ГИС «Честный ЗНАК» для контроля за продажами маркированных товаров.

Провайдеры ЭДО разрабатывают новые модули и функции для работы с архивами электронных документов. Обновления сервисов затрагивают создание описей, актов об уничтожении бланков и генерацию других ведомостей. Операторы стремятся к тому, чтобы функции сервисов полностью соответствовали законам и ГОСТам, регламентирующим архивное дело.

Комментарий эксперта. При создании электронного архива важно не только решить поставленную задачу, а сделать это быстро и с минимальными вложениями. Многие российские операторы ЭДО предлагают решения, соответствующие этому запросу. Провайдеры уделяют большое внимание удобству интерфейсов, проработке ролевых моделей доступа и обеспечению информационной безопасности.

Рекомендуем создавать электронный архив поэтапно. Основные документы, без которых нельзя представить работу компании, следует хранить в базовом модуле. Первую версию архива можно использовать для обучения работников новым стандартам делопроизводства. Затем можно будет наращивать функционал ЭДО, подключать дополнительные модули для бизнеса, прорабатывать структуру архива.

Ключевые моменты, связанные с ведением электронных архивов по кадрам

Электронный архив — это не просто собрание документов. Это важный источник информации о контрагентах и сотрудниках организации, стратегии ведения бизнеса и принятых решениях. База данных помогает увидеть полную картину коммерческой деятельности и оценить эффективность управления бизнесом.

Но чтобы электронный архив можно было использовать для аналитики, его нужно структурировать по многим критериям. Для решения этой задачи можно использовать искусственный интеллект. В некоторых системах уже присутствуют автоматизированные модули для классификации файлов, распознавания рукописных текстов, подготовки налоговой отчетности и аналитики по продажам.

В будущем электронный архив будет полноценной интеллектуальной системой, которая собирает, распознает и анализирует информацию о деятельности компании. На основе обработки файлов из архива можно будет оценивать эффективность управленческих решений и составлять прогнозы по развитию бизнеса. Также провайдеры будут расширять возможности для интеграции архивов с информационными системами, CRM, ERP и другими бизнес-приложениями.

Работа с бумажными документами в 2023 году выглядит как анахронизм. Достигнутый уровень развития технологий дает возможность полностью от них отказаться. Но чтобы переход на ЭДО не доставлял неудобства сотрудникам и не замедлял бизнес-процессы, сначала нужно разработать эффективную схему управления документами. На основе составленного шаблона можно выбрать или спроектировать IT-решение для хранения документации. Пока эта работа не была проведена, нельзя говорить о полноценной цифровизации бизнеса.

Выводы

• Электронный архив упрощает ведение делопроизводства, сокращает потери рабочего времени и уменьшает издержки на ведение бизнеса. Полезный инструмент помогает оптимизировать работу любой компании, вне зависимости от ее масштаба и сферы деятельности.
• Чтобы перейти на электронный документооборот, достаточно заключить соглашение с оператором ЭДО. Но нельзя забывать, что требования к хранению архивов прописаны в федеральных законах и нормативных актах. Принятые стандарты распространяются на электронный документооборот. За несоблюдение установленных правил компании вынуждены платить крупные штрафы.
• Чтобы электронный архив соответствовал задачам бизнеса и принятым законам, стоит поручить внедрение ЭДО специалистам. Эксперты разработают план по автоматизации делопроизводства, подключат систему ЭДО, перенесут документы в цифровой архив и проведут обучение для ваших сотрудников.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Федеральный закон № 152-ФЗ (скачать)
• Федеральный закон № 98-ФЗ (скачать)
• Федеральный закон № 426-ФЗ (скачать)