Электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог обычного бумажного документа, который содержит информацию о роде деятельности и стаже работника. В отличие от бумажной трудовой книжки, подобная версия ведется и хранится в электронном виде, доступна для просмотра и изменения только сотрудникам кадровой службы или самому работнику через специализированный интернет-портал. Переход на электронные трудовые книжки начался в России с 1 января 2020 г. и является обязательным для всех работодателей.

Читайте, как оформляется и ведется электронная трудовая книжка, какие сервисы и программы может использовать работодатель, чем поможет система КЭДО.

Преимущества электронной трудовой книжке

Электронная трудовая книжка имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционным бумажным документом:

1. Удобство. Электронная трудовая книжка доступна в любое время и откуда угодно с помощью интернета. Нет необходимости носить с собой бумажную книжку или хранить ее на рабочем месте.
2. Безопасность. Электронная трудовая книжка не подвержена риску потери, повреждения или уничтожения, как это может произойти с бумажным документом. Все данные хранятся в защищенных базах, которые можно резервировать.
3. Легкость использования. Цифровая трудовая книжка обычно предлагает удобный интерфейс, где можно легко найти нужную информацию, добавить новые данные и обновить существующие сведения. Также можно быстро и удобно выполнять поиск по записям.
4. Экономия времени. Электронная трудовая книжка позволяет быстро и эффективно обрабатывать данные о работнике, такие как переводы, отпуска, болезни. Это сокращает время, затрачиваемое на оформление и обработку бумажной документации.
5. Возможность автоматической обработки. Используя электронную трудовую книжку во внутренней системе учета компании, можно автоматически генерировать отчеты, статистику и документы, связанные с кадровым делопроизводством.

Также электронная трудовая книжка может быть интегрирована с другими HR-системами. К таковым относятся системы учета рабочего времени, управления талантами и другие. Это упрощает обмен информацией между различными системами и повышает эффективность работы HR-отдела.

Как создать электронную трудовую книжку

Вы можете разработать собственную электронную трудовую книжку с помощью программирования или воспользоваться готовыми решениями, такими как специализированные программы или онлайн сервисы.

Разработайте список функций и основных полей, которые должны быть включены в электронную трудовую книжку. Это могут быть данные о работнике (ФИО, паспортные данные, контактная информация), информация о трудовой деятельности (записи о трудовых договорах, переводах, отпусках, болезнях) и другие сведения, требуемые для учета труда и зарплаты.

Создайте удобный и интуитивно понятный интерфейс для работы с электронной трудовой книжкой. Учтите потребности пользователей, их профессиональные задачи и уровень технической грамотности.

Обеспечьте безопасность данных, хранящихся в электронной трудовой книжке. Используйте средства шифрования, аутентификации и аудита, чтобы защитить информацию от несанкционированного доступа.

Если необходимо, проанализируйте возможность интеграции электронной трудовой книжки с другими системами. Определите форматы данных и протоколы обмена информацией для возможной интеграции.

Комментарий эксперта. Проведите тестирование разработанной трудовой книжки для проверки ее функциональности и безопасности. После успешного завершения тестирования можно внедрить систему и начать ее использование. Предоставьте обучение и поддержку пользователям системы, чтобы они могли эффективно работать с ней и полностью использовать ее возможности.

Важно отметить, что создание электронной трудовой книжки требует соответствия местным законодательным требованиям и нормам обработки персональных данных.

Что должно быть в электронной трудовой книжке

В электронной трудовой книжке должны содержаться основные сведения о работнике и информация о его трудовой деятельности. Вот некоторые из основных данных, которые обычно включаются в электронную трудовую книжку:

1. Личные данные работника: фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; гражданство; паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан).
2. Сведения о трудовой деятельности: записи о всех заключенных трудовых договорах, включая дату заключения и прекращения, ставку зарплаты и должность.
3. Записи о переводах и изменениях условий труда: информация о переводах на другие должности, изменениях ставки зарплаты, переводах на другие подразделения или филиалы организации и других событиях, связанных с изменением трудовой деятельности.
4. Информация об отпусках: записи о предоставленных отпусках (ежегодных, дополнительных, по беременности и родам), даты начала и окончания, основание предоставления, количество использованных дней.
5. Данные о болезнях и временной нетрудоспособности: информация о болезни, даты начала и окончания временной нетрудоспособности, причины, документы, подтверждающие нетрудоспособность.
6. Записи о выплате зарплаты и других пособий: информация о выплате зарплаты, ее размере, перечень и сроки начислений, включая предоставление пособий (дополнительных, компенсационных).

Комментарий эксперта. Нужно отметить, что документ может содержать другие данные и записи: замечания, поощрения, нарушения, дисциплинарные взыскания и иные сведения, относящиеся к трудовой деятельности работника.

Для чего нужна трудовая

Трудовая книжка является официальным документом, необходимым для учета и контроля деятельности работника. Она выполняет несколько основных функций:

1. Удостоверение личности и трудового стажа. Трудовая книжка содержит информацию о работнике, его личных данных, а также записи о стаже, включая периоды работы, должности и переводы. Это служит важным документом официального подтверждения личности и трудового стажа работника.
2. Защита прав работника. Трудовая книжка помогает защитить права работника и предотвращает возможные нарушения законодательства. В ней фиксируется информация о заключенных трудовых договорах, условиях работы и выплате зарплаты, что позволяет доказать факты нарушения прав или несоблюдения условий контракта.
3. Регулирование отпусков и пособий. Трудовая книжка содержит записи о предоставленных отпусках и выплаченных пособиях, таких как ежегодный отдых, оплачиваемые больничные, уход с работы по беременности и родам. Это позволяет соблюдать законные требования по предоставлению отпусков и выплате пособий работникам.
4. Учет стажа. Трудовая книжка содержит записи о трудовом стаже работника. Это важно для определения категории работника, его квалификации, для получения социальных льгот и пенсионных привилегий, а также для рассмотрения его кандидатуры на другие должности и при получении иных условий работы.
5. Статистическая отчетность. Данные из трудовых книжек используются для статистической отчетности, например, для расчета средней заработной платы, структуры занятости, оценки кадрового потенциала региона.

Трудовая книжка является важным инструментом системы учета труда и защиты прав работника. Она служит документальным подтверждением трудовой деятельности и является основой для получения различных прав работника в соответствии с законодательством.

Особенности заполнения

Заполнение электронной трудовой книжки зависит от конкретной системы или программы, которую вы используете. Однако в общих чертах процедура заполнения включает в себя следующие шаги:

1. Личные данные. Введите личные данные работника, такие как фамилию, имя, отчество, дату рождения, гражданство, паспортные данные и контактную информацию.
2. Договоры и переводы. Добавьте информацию о заключенных трудовых договорах, включая даты начала и окончания, предыдущие места работы и причины перевода или увольнения. Укажите должности, на которых работник трудился, и изменения заработной платы.
3. Отпуска и пособия. Запишите информацию о предоставленных отпусках, включая даты начала и окончания, длительность и причины отпуска. Добавьте записи о выплатах и пособиях, связанных с отпусками или болезнями.
4. Болезни и нетрудоспособность. Внесите данные о болезнях и временной нетрудоспособности работника, указав даты начала и окончания, причины и документы, подтверждающие нетрудоспособность.
5. Комментарии и замечания. Добавьте любые дополнительные комментарии, замечания или поощрения, касающиеся работы и поведения работника. Возможно внесение информации о дисциплинарных взысканиях или других событиях, о которых следует уведомить работника.
6. Сохранение и обновление данных. После заполнения всех необходимых полей сохраните данные. Обновляйте информацию при необходимости, например, при переводах, изменениях должности или условий труда.

Важно следовать инструкциям, предоставленным в используемой программе или системе, для правильного заполнения электронной трудовой книжки. Если возникнут вопросы, лучше обратиться к технической поддержке или администратору системы.

Как хранить электронную трудовую книжку

Для хранения электронной трудовой книжки могут использоваться несколько способов. Например, электронная трудовая книжка может быть сохранена на сервере в виде электронного файла. Также документ может быть размещен в онлайн сервисах для хранения и обмена файлами, таких как Dropbox, Google Drive или OneDrive. В этом случае файл будет доступен из любого устройства с доступом в интернет.

Трудовая книжка может быть отправлена на электронную почту. В этом случае она будет храниться в почтовом ящике и будет доступна вам на любом устройстве, имеющем доступ к электронной почте. Еще вы можете сохранить электронную трудовую книжку на флэш-накопителе или внешнем жестком диске. Такая форма хранения позволяет иметь физическую копию трудовой, которую можно взять с собой или хранить в безопасном месте.

Как обеспечить безопасность хранения документа

Для безопасного хранения электронных документов рекомендуется следовать нескольким основным практикам:

1. Шифрование данных: применение шифрования помогает защитить содержимое документа от несанкционированного доступа. Вы можете использовать программы для шифрования файлов, а также шифрованные протоколы передачи данных, такие как HTTPS, при отправке документов по интернету. Важно выбрать надежные алгоритмы шифрования и установить надежные пароли.
2. Установка пароля на документ: большинство программ для работы с электронными документами позволяют установить пароль на файл. Это позволит ограничить доступ к документу только уполномоченным пользователям.
3. Регулярное создание резервных копий: чтобы предотвратить потерю данных, важно регулярно создавать резервные копии электронных документов. Существуют специализированные программы и сервисы для автоматического создания резервных копий файлов на внешние носители или в облачное хранилище.
4. Файрволы и антивирусное программное обеспечение: установка и регулярное обновление антивирусных программ помогут защитить ваше устройство от вредоносных программ. Настройка и использование файрвола также поможет предотвратить несанкционированный доступ к вашим электронным документам.
5. Физическая безопасность: в случае, когда электронные документы хранятся на физическом носителе, таком как флэш-накопитель или внешний жесткий диск, важно обеспечить их безопасность. Рекомендуется хранить такие носители в надежном месте, например, в сейфе.

Всегда важно использовать собственную оценку рисков и принять меры безопасности, наиболее подходящие для вашей конкретной ситуации и требований.

Как выбрать систему электронного документооборота

ЭДО – это система электронного документооборота, которая позволяет отправлять, получать и обрабатывать документы в электронном виде без необходимости распечатывать и подписывать их физически. Это ускоряет процессы обмена документами и снижает затраты на их обработку. Электронный документооборот может быть использован для различных типов документов, таких как контракты, счета, заказы, накладные, путевые листы и многие другие. Для ведения электронных трудовых тоже нужна система электронного документооборота. Ее необходимо правильно выбрать.

Оцените потребности своей организации и определите основные функции, которые вам необходимы от системы ЭДО. Это может включать в себя создание, отправку, прием, хранение и управление электронными документами, автоматизацию задач, взаимодействие с другими системами. Убедитесь, что выбранный софт соответствует вашим требованиям.

Если у вас уже есть другие системы учета или управления в организации, обратите внимание, какая система ЭДО может интегрироваться с ними. Проверьте, поддерживает ли она стандарты и протоколы обмена данными, используемые в вашей компании.

Прежде чем выбрать систему электронного документооборота, протестируйте ее интерфейс и функциональность. Убедитесь, что она проста в использовании и понятна для ваших сотрудников. Обратите внимание на возможность обучения персонала.

Проверьте, как система обеспечивает защиту данных и документов от несанкционированного доступа, утечек информации. Узнайте, какие меры безопасности использует система, такие как шифрование данных и авторизация доступа.

Оцените финансовые аспекты и стоимость использования выбранной системы ЭДО. Уточните, какая модель оплаты используется (ежемесячная или единовременная, по количеству пользователей). Сравните стоимость с другими аналогичными системами на рынке.

Перед принятием решения о выборе системы ЭДО изучите репутацию поставщика и прочтите отзывы других пользователей. Узнайте, какой уровень поддержки и обслуживания предоставляется и как быстро саппорт реагирует в случае возникновения проблем.

Важно также провести демонстрации и презентации систем ЭДО у разных вендоров, чтобы получить более полное представление о том, как софт работает и соответствует ли он вашим требованиям.

Заключение

• Ведение трудовых при помощи ЭДО значительно упрощает работу с документацией. Кроме того, это позволяет минимизировать риск допущения ошибок, сокращает затраты времени на документооборот.
• Главное – правильно подобрать систему электронного документооборота. Она должна соответствовать потребностям организации.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)