Все больше предприятий переводят кадровую, бухгалтерскую и иную документацию в электронный вид, постепенно отказываясь от бумажного документооборота. Это дает возможность упростить и ускорить бизнес-процессы, обеспечить компании конкурентное преимущество. Использование электронных подписей позволяет упростить взаимодействие с удаленными сотрудниками: это возможность оформлять все основные документы только в цифровом виде без бумажных копий.
Читайте, какие существуют виды электронных подписей и как их можно использовать, как и где оформляется ЭП, в чем заключаются особенности подписания документов в цифровом виде.
- Разновидности электронных подписей
- В чем преимущества каждого вида электронной подписи?
- Что дает пользователю получение неквалифицированной подписи?
- Где можно получить такую подпись?
- В чем уникальные особенности квалифицированной цифровой подписи?
- Как получить усиленную цифровую подпись?
- Сколько будет действовать электронная подпись?
- Получение цифровой подписи для налоговых органов
- Заключение
- Список источников
Разновидности электронных подписей
Разновидности электронных подписей устанавливаются Федеральным законом №63‑ФЗ от 06.04.2011. Они обеспечивают разный уровень защиты и могут использоваться в разных ситуациях:
- Простая электронная подпись. Это базовый уровень защиты, имеющий ограниченные возможности использования. Простая ЭП представляет собой логин и пароль либо числовой код, отправляемый в смс. Он позволяет подтвердить добровольность выполняемого действия пользователя. Такая подпись чаще всего применяется при взаимодействии с различными государственными ведомствами, в том числе через портал Госуслуг и официальные сайты госучреждений.
- Неквалифицированная электронная подпись. Она представляет зашифрованный буквенно-цифровой код, с помощью которого можно подтвердить личность пользователя, подписавшего электронную версию документа. Часто она применяется при организации внутреннего документооборота в организации. Такую подпись можно получить через удостоверяющий центр.
- Квалифицированная электронная подпись. Это наивысший уровень защиты, с помощью которого можно подписывать различные документы. Она представляет собой код, который создается с помощью средств, сертифицированных ФСБ. Получить ее можно только через сертификационные центры, причем только через те, которые прошли аккредитацию Минкомсвязи.
Мнение эксперта. Часто возникает вопрос, в чем отличие между квалифицированной и неквалифицированной подписью, если они обе защищают документы от подделки. Главная особенность – в признании легитимности. Если квалифицированной электронной подписью можно подписывать любой документ, то неквалифицированной – только тот, где стороны договорились о признании подписи законной.
В чем преимущества каждого вида электронной подписи?
Все существующие виды электронных подписей активно используются при выполнении различных действий в электронном формате. Однако у них есть несколько отличий, каждая подпись имеет свои плюсы и минусы:
- Простая ЭП. Она получается без обращения в удостоверяющий центр, причем для пользователя она будет бесплатной. Обязательно соглашение о признании: на сайте, где используется такая подпись, пользователь может ознакомиться с соглашением о персональных данных и принять его условия. Ей можно пользоваться только при выполнении небольшого количества действий, так как она не гарантирует защиты документа от подделки. Например, злоумышленники могут украсть телефон пользователя и ввести код за него.
- Неквалифицированная подпись подойдет сотрудникам компаний для обмена документами внутри организации, также ее можно использовать для личного кабинета налогоплательщика на официальном сайте ФНС. С ее помощью можно подписывать инструкции, договоры, справки и другие документы для корпоративного пользования и для предоставления физическим лицам.
- Квалифицированная подпись дает гарантию защиты от подделок. Она используется при взаимодействии с государственными органами, в том числе при подписании госконтрактов и выигрыше тендеров. С ее помощью организация может даже подать иск в суд или заключить трудовое соглашение с удаленным сотрудником без личной встречи.
Квалифицированная подпись (КЭП) станет универсальным решением для работы с различными площадками и разными видами документов. Некоторые коммерческие площадки могут потребовать дополнительные гарантии подлинности. Например, чтобы в ней были зафиксированы данные объектного идентификатора – это дополнительная информация о собственнике КЭП и наличии у него достаточных полномочий для ее использования. С любыми видами электронных подписей можно работать в модуле «Добыто. КЭДО».
Что дает пользователю получение неквалифицированной подписи?
Общее правило: неквалифицированная подпись (НЭП) используется на тех документах, которые не требуется заверять печатью. Это дает возможность использовать ее во внутреннем документообороте для подтверждения подлинности цифровых версий документов. После использования такой подписи в документ уже нельзя вносить изменения, это дает возможность зафиксировать внесенную в него информацию.
НЭП может быть приравнена к собственноручной подписи пользователя только при соблюдении нескольких обязательных условий:
- В организации предусмотрен регламент использования таких подписей, действует информационная система.
- Стороны, участвующие в электронном документообороте, заключили между собой соглашение по использованию цифровых подписей.
- Применение такой подписи соответствует нормам законодательства.
Для выпуска такой подписи применяется программный комплекс, генерирующий зашифрованный код. Такая подпись может быть приравнена к рукописной только при соблюдении всех перечисленных условий. Если между сторонами не был заключено соглашение, использовать ее уже не получится. Например, ее нельзя применять при подписании документов большинства государственных ведомств, так как частные лица не заключали отдельное соглашение. Кроме того, с ее помощью организации и ИП не могут сдавать различные виды отчетности в государственные органы.
Где можно получить такую подпись?
Для получения НЭП пользователю необходимо обратиться в удостоверяющий центр, причем наличие у него аккредитации Минкомсвязи не является обязательным условием. Кроме того, ее можно получить на сайте налогового ведомства – для этого потребуется перейти в личный кабинет налогоплательщика. Однако и использовать ее можно будет только при взаимодействии с налоговым ведомством: например, для заключения договоров с удаленным персоналом она не подойдет.
Для получения личной неквалифицированной подписи нужно обратиться в удостоверяющий центр, при этом необходимо предоставить документы для подтверждения личности. НЭП может выпускаться и в массовом порядке, например, одновременно для всех сотрудников в организации. Для этого нужно обратиться в удостоверяющий центр с коллективной заявкой – подписи будут изготовлены для каждого участника команды, которому требуется использовать электронную подпись. Подать заявку на выпуск электронной подписи можно с использованием модуля «Добыто. КЭДО».
В чем уникальные особенности квалифицированной цифровой подписи?
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) соответствует всем признакам неквалифицированной, однако она включает в себя открытый и закрытый ключ. Для использования предусмотрен ключевой носитель – это флешка, которая вставляется в различные устройства, в том числе в персональные компьютеры сотрудников при работе с цифровыми версиями документов.
Такая подпись создается и используется с применением криптографических средств защиты, которые прошли одобрение в ФСБ. Для ее получения пользователь должен обратиться в удостоверяющий центр, он оказывает платные услуги.
Такая подпись подходит для подписания любых версий и разновидностей электронных документов без предварительного согласования со второй стороной. С помощью такой цифровой подписи можно выполнять широкий спектр действий:
- Заключать договоры гражданско-правового характера с контрагентами. После использования цифровой подписи в документ больше нельзя будет вносить любые изменения.
- Пользоваться услугами различных государственных ведомств. С помощью ЭЦП можно будет подписывать любые документы без предварительного согласования с госучреждением.
- Сдавать налоговую отчетность. Такая подпись значительно упрощает взаимодействие с государственными органами, так как не требует личного визита в налоговую инспекцию для подач и подписания документов.
- Принимать участие в государственных электронных торгах и тендерах. При выигрыше документ с заказчиком будет подписан ЭЦП.
Квалифицированная подпись – это возможность в будущем полностью отказаться от подачи бумажных документов. Законодательство предусматривает только несколько исключений, для которых запрещено создание цифровых копий: это документы на увольнение, некоторые виды документации по охране труда. Исключения сделаны в интересах сотрудников предприятий, работодатель должен обязательно оформлять только бумажные версии.
Мнение эксперта. Получение КЭП выгодно, например, для тех, кто ведет бизнес с клиентами из разных регионов. Это позволит не отправлять сотрудников в командировки и отказаться от длительной пересылки документов по почте: отправить цифровую версию, закреплённую КЭП, можно будет всего за несколько минут. В любой организации такой документ будет признан подлинным, он будет защищён от подделок и от внесения изменений после подписания.
Как получить усиленную цифровую подпись?
Если простую ЭП можно получить самостоятельно без обращения в другие организации, то оформить квалифицированную или неквалифицированную подпись можно будет только через удостоверяющий центр. Для этого потребуется подготовить следующий стандартный комплект документов:
- Паспорт заявителя или другой документ для удостоверения личности.
- СНИЛС, используемый в системе пенсионного страхования;
- ИНН, применяемый пи взаимодействии с налоговыми органами;
- Номер записи, внесенной в ЕГРИП при регистрации индивидуального предпринимателя, если подпись получается ИП или его представителем;
- Документы, с помощью которых можно получить право действовать от имени юридического лица, если ЭП получается представителем организации.
Для получения КЭП нужно выбирать только аккредитованный удостоверяющий центр – с их полным перечнем можно ознакомиться на сайте Минкомсвязи. Сотрудник такого центра проверит комплект предоставленных документов, убедится в соответствии личности пользователя. После этого он запишет цифровой сертификат и код подписи на электронный носитель
Эта услуга является платной. Стоимость подписи будет зависеть от условий работы и тарифов удостоверяющего центра. Однако ее получение оправдает затраты, так как с ее помощью можно будет существенно экономить время в дальнейшем.
Сколько будет действовать электронная подпись?
Чтобы уменьшить риски для пользователя, у электронной подписи установлен ограниченный срок действия. Периодическое обновление позволит предотвратить ее использование для подделки документов после кражи материального цифрового носителя. Для каждой разновидности подписей установлен свой срок использования:
- Если в роли простой цифровой подписи выступает код, присланный в смс, срок его действия оставляет всего несколько минут. Этого достаточно для выполнения запланированного действия. Если пользователь не успевает ввести код в течение короткого срока, его можно будет запросить повторно.
- Для неквалифицированной и квалифицированной цифровой подписи установлен максимальный срок использования в один год. Это позволяет избежать компрометации подписи: даже если она попадет в чужие руки, через небольшой промежуток времени она окажется недействительной.
Мнение эксперта. Продлить цифровую подпись нужно до момента завершения ее действия. В противном случае продление становится невозможным: потребуется снова собирать комплект документации и проходить процедуру получения. Это нужно учитывать при планировании продления – его нельзя откладывать на последний момент.
Получение цифровой подписи для налоговых органов
Не все организации уже перешли на электронный документооборот. В некоторых компаниях этот процесс только начинается, и первым шагом становится регистрация в качестве налогоплательщика на сайте налогового ведомства. Для этого можно будет получить отдельную неквалифицированную подпись – она будет использоваться только для сдачи налоговой отчетности. После этого можно работать с электронными документами в модуле «Добыто. КЭДО».
Такая электронная подпись предоставляется ИП, нотариусам и руководителям организаций, ее можно получить бесплатно с помощью удостоверяющего центра налогового ведомства. Для ее получения нужно выполнить следующие действия:
- Подать заявление в местное отделение налогового ведомства, которое занимается выдачей электронных подписей. Например, для московских налогоплательщиков это Межрайонная ИФНС №46;
- Посетить удостоверяющий центр налогового ведомства и пройти идентификацию для подтверждения личности;
- Предоставить стандартный набор документов. В него входят паспорт заявителя, СНИЛС, ИНН, а также документ, который дает право действовать от имени организации, для которой оформляется электронная подпись. Кроме того, пользователь должен взять с собой флешку со стандартным форматом подключения. Она будет использоваться для записи сертификата и самой цифровой подписи.
Важное условие: для записи электронной подписи подойдет не каждая флешка, а только носитель, сертифицированный ФСБ России. Его можно приобрести в специализированных магазинах. Клиенту предоставляется материальный носитель с записанной подписью, также он получает подробные разъяснения по правилам и возможностям ее использования.
Клиент должен самостоятельно заботиться об информационной безопасности и не допускать попадания цифрового носителя с записанным кодом в чужие руки. Соблюдение элементарных правил позволит предотвратить противоправные действия.
Заключение
- Простая и усиленная электронная подпись – способ защитить свои персональные данные от мошеннических действий, сохранить финансы и не допустить причинения ущерба.
- Все больше сделок и договоров заключаются онлайн, поэтому необходимо научиться использовать все возможности интернета при ведении бизнеса.
- Получение цифровой подписи позволит заполнять большинство кадровых документов, в том числе при взаимодействии с удаленными сотрудниками – это дополнительно расширит возможности поиска персонала.
