При оформлении сотрудника на работу он получает на подписание заранее подготовленную должностную инструкцию. Документ считается важным, однако заполняют его в отделе кадров далеко не всегда. Разберемся, когда возникает необходимость в составлении должностной инструкции, какие правила оформления следует соблюдать, чтобы работодатель мог избежать рисков, и какие корректировки разрешено вносить в процессе деятельности специалиста.
Читайте, зачем нужна должностная инструкция, как правильно оформить ее и довести до сотрудника, чем поможет использование системы КЭДО.
- Основные характеристики и понятия
- Виды должностных инструкций
- Для чего нужно оформление
- Экономия ресурсов
- Пункты должностной инструкции
- Как избежать ошибок в разработке должностной инструкции
- Как вносят изменения
- Заключение: эффективность электронного оборота при введении должностных инструкций
- Список источников
Основные характеристики и понятия
Внутренний документ компании, в котором указано подробное описание обязанностей сотрудника, называется должностной инструкцией. Что конкретно там может быть указано:
- требования, предъявляемые к квалификации;
- опыт работы по этой специальности;
- перечисление обязанностей на рабочем месте;
- права и ответственность сотрудника.
Комментарий эксперта. Обращаем внимание, что в обязанности работодателя не входит составление должностных инструкций для сотрудников. Кадровые документы оформляют по усмотрению работодателя. Хотя наемный персонал также может быть заинтересован в их подписании (для исключения ущемления прав).
Если по каким-то причинам в организации не принято оформлять инструкции, то работники в процессе трудовой деятельности соблюдают лишь принятые нормы законы и руководствуются устными распоряжениями начальства. При обращении в суд для разрешения спорных ситуаций будет крайне сложно доказать свою правоту.
Если по решению руководства должностные инструкции были утверждены на определенном этапе развития проекта, то каждый сотрудник будет обязан работать, соблюдая все их пункты, а не только ТК РФ. При наличии документа у организации будет больше шансов выиграть судебный спор. Оформить должностную инструкцию и иные документы с сотрудниками поможет модуль «Добыто. КЭДО».
Работодатель сможет не выплачивать компенсации за вынужденное увольнение из-за несоблюдения ряда требований со стороны недобросовестного сотрудника. Тем самым должностная инструкция является основным помощником в урегулировании конфликтных ситуаций и минимизации рисков.
Есть такая практика: вносить обязанности специалистов в трудовой договор. По мнению нашего эксперта, она не всегда уместна. Дело в том, что трудовой договор с перечислением всех прав и обязанностей получается слишком громоздким. Не всегда получается предъявить его в качестве аргумента. В документе лучше указывать общие требования, а дополнительные обязанности с подробным уточнением следует внести в должностную инструкцию.
Виды должностных инструкций
В действующем законодательстве не отмечены общие требования к оформлению должностных инструкций. Их принято делить на два вида: типовые и индивидуальные. Если на одной и той же должности сотрудники выполняют одинаковые обязанности, то оформляется типовая инструкция. Если должность называется одинаково, но различия в обязанностях присутствуют, то составляют индивидуальную.
| Основные характеристики | Индивидуальная |
Типовая |
| Под кого делается | Под конкретного человека | Под должность |
| ФИО | Указывается | Не указывается |
| Как происходит ознакомление | После смены специалиста инструкция составляется заново | Под подпись каждого нового сотрудника |
| Когда возникает необходимость оформления | При необходимости разграничить обязанности | При наличии большого количества должностей, обязанности которых являются идентичными (отдел продаж, департамент закупок, секретариат, бухгалтерия) |
Что нужно для введения должностной инструкции в действие:
- корректно оформить и утвердить документ (подпись работодателя);
- ознакомить специалиста и получить его подпись.
Важно! Если инструкция не будет подписана обеими сторонами, то документ не будет иметь юридической силы.
По трудовому законодательству РФ должностную инструкцию можно рассматривать как самостоятельный документ, или как приложение к подписанному обеими сторонами трудовому договору. Помните, что сама по себе инструкция не является официальным соглашением сторон. Поэтому если ее рассматривают как самостоятельный документ, то в трудовом договоре на нее должна быть сделана ссылка.
При указании должностных обязанностей сотрудника в обоих документах следует учитывать, что в инструкции они могут быть конкретизированы, но не расширены. По сути обязанности должны быть одни и те же, но в трудовом договоре они даются в кратком виде.
Для чего нужно оформление
Без подписания документа сотрудник может не до конца понимать свои задачи. Причем ему могут быть не понятны как возможные наказания, так и поощрения. Руководителям сложнее управлять подчиненными, оптимизировать рабочие процессы и урегулировать конфликты, возникающие в ходе работы, без наличия документа.
В подписании должностной инструкции заинтересованы обе стороны. В чем преимущества для руководства компании:
- Возможность равномерно распределить обязанности между работниками. В документе перечислены задачи каждого специалиста. Тем самым все будут заняты одинаково, без явных перевесов в одну или другую сторону.
- В случае необходимости введение наказания, обусловленного срывом сроков или ненадлежащим качеством работы. К примеру, применение взыскания из-за отсутствия оперативных действий в нужный момент. Сотрудник не рассчитал смету к оговоренным сроком, в результате чего компания потеряла выгодного клиента.
- Субординация на рабочем месте. Все вопросы решаются на местах через руководителей отделов. При отсутствии понимания обязанностей возникают ссоры между сотрудниками одного отдела. Их можно избежать, ознакомив работником с должностной инструкцией.
- Более легкое решение конфликтов в судебном порядке. Предположим, сотрудник допустил несколько серьезных недоработок, из-за чего компания терпит убытки. При отсутствии инструкции работодатель ничего не сможет доказать в суде. Сотрудника восстановят на работе без наличия весомых доказательств нарушений. Если оно будет доказано, то органы судебной власти будут на стороне руководства компании.
В должностной инструкции можно прописать проведение аттестации работников. Руководство сможет на законном основании проводить разные виды тестирований для подтверждения уровня квалификации персонала. При отказе сотрудника участвовать в мероприятии, его могут уволить за несоответствие должности, которую он занимает.
Плюсы в оформлении должностной инструкции есть не только для руководства, но и для каждого конкретного работника. Среди них выделяют:
- Четкое определение списка обязанностей. У человека есть понимание, что ни с того ни с сего начальник с него не спросит то, что не прописано в инструкции.
- Высокую результативность деятельности. В документе можно указать план продаж на месяц. Менеджер будет знать, к чему стремиться, и от каких показателей будет зависеть его зарплата.
- В суде может отстоять свои права не только работодатель, но и сотрудник при условии предъявления должностной инструкции.
Наши эксперты не рекомендуют подписывать должностные инструкции с внештатными сотрудниками, оформленными по договору ГПХ (гражданско-правового характера). Дело в том, что по действующему законодательству РФ после подписания документа договор ГПХ будет переквалифицирован в трудовой. При выявлении нарушений трудовая инспекция имеет право наложить штраф на работодателя.
Экономия ресурсов
Обратите внимание, что введение должностных инструкций позволяет значительно экономить материальные ресурсы компании. Правильно составленные документы позволят руководству исключить дублирование функций разных сотрудников. Это приведет к рациональному применению труда наемного персонала и фонда оплаты. Используя модуль «Добыто. КЭДО», можно избежать ошибок в любых кадровых процессах.
При указании в документе, что в период больничного/ отпуска или другого отсутствия человека по уважительным причинам его может заменить другой сотрудник, работодателю не придется доплачивать ему за совмещение обязанностей. Потому что замещение будет являться не дополнительной работой, а соблюдением трудового договора.
Пункты должностной инструкции
Строгих требований к оформлению документа нет. Название разделов, их содержание и количество вправе выбирать каждый работодатель. Есть рекомендованная структура, которой при желании можно придерживаться:
- заголовок;
- общие требования;
- обязанности для определенной должности;
- личная ответственность сотрудника;
- взаимодействие с персоналом;
- способы урегулирования конфликтов.
Разберем каждый пункт более подробно. В заголовке должно быть указано официальное название организации или ИП, должность специалиста, который утверждает инструкцию. Важно иметь в виду, что этим лицом может быть не только генеральный директор, но и руководитель департамента или сотрудник отдела персонала.
Затем нужно вписать данные о должности и ФИО специалиста при условии составления индивидуальной инструкции. После этого указывают полное название структурного подразделения.
В разделе «Общие требования» прописывают обязанности, которые будут общими для всех сотрудников организации:
- кто имеет право назначать сотрудника на должность и увольнять его;
- правила внутреннего распорядка;
- образование, опыт на аналогичной должности;
- кто будет заменять специалиста во время больничного или отпуска;
- уровень квалификации: перечислить, какими знаниями должен обладать специалист.
В разделе «Обязанности» перечисляют все, из чего состоит работа сотрудника, занимаемого данную должность. К примеру, при описании функций менеджера по продажам пишут: консультирует клиентов, размещает в интернет-ресурсах информацию о действующих акциях, решает конфликтные ситуации, следит за появлением продукции на складе. Можно также прописать поставленные планы на определенный период.
Совет эксперта. При составлении инструкции старайтесь избегать канцелярщины и конструкций, сложных для понимания. Сотруднику должно быть понятно, что конкретно он должен делать.
В разделе «Права» пишут, что специалист имеет право требовать от своих подчиненных. Важно уточнить, как должна соблюдаться субординация с начальством. Некоторые компании компенсируют затраты на мобильную связь, повышение квалификации или питание сотрудников. Любые компенсации указывают в этом разделе.
Важно прописать уровень ответственности сотрудников за работу. Это касается соблюдения трудовой дисциплины, соблюдение поставленных сроков и норм труда. При невыполнении одного из прописанных пунктов сотрудник получит замечание или дисциплинарное взыскание.
В разделе «Взаимодействие» описана структура подчинения в компании. По сути это та же субординация, которую нужно соблюдать.
Как избежать ошибок в разработке должностной инструкции
Специалист, который будет заниматься составлением документа, должен внимательно изучить нормативную базу и быть в курсе профстандартов, включенных в реестр Минтруда РФ. По этому вопросу можно проконсультироваться у юриста, который занимается вопросами трудового права. Профстандарты детально прописаны для многих профессий, они основаны на основных требованиях к сотруднику. Их необязательно полностью переписывать. Можно взять основные пункты и адаптировать под конкретную должность.
Проблема в составлении документа может возникнуть, если руководитель организации или сотрудник кадров не знают сути работы сотрудника. Поэтому перед тем, как ставить свою подпись следует каждый пункт хорошо изучить. Иначе при появлении нестандартных ситуаций руководство может потребовать то, что выполнить невозможно.
После разработки документ должен получить согласование у юриста. Первым подписывает должностную инструкцию руководитель организации или другое должностное лицо, кто имеет право на ее подписание. И только после этого документ отдают на изучение сотруднику. Процесс подписания инструкции в электронном виде доступен в модуле «Добыто. КЭДО».
Комментарий эксперта. Если по каким–то причинам сотрудник не подписал документ, который был введен в действие, то он все равно должен выполнять его. Специалист отдела кадров в этом случае готовит акт о поучении официального отказа. При возникновении конфликтных ситуаций и при неисполнении обязанностей работника руководство может использовать этот документ как обоснование вины.
Как вносят изменения
При плановом изменении штатного расписания, структуры департаментов или названия определенных должностей нужно внести новые позиции в должностные инструкции.
Если изменено название организации или произошла смена ФИО – ИП, следует:
- заменить титульный лист документа;
- прописать все изменения;
- ознакомить сотрудника под подпись.
Когда появляется необходимость дополнить обязанности работника, впускают приказ об изменении текста документа. Для этого специалист отдела кадров выпускает приложение, в котором будут прописаны новые пункты.
Также возможно разработать новую инструкцию и отменить предыдущий вариант. Важно учитывать, что при внесении изменений в обязанности сотрудника, его следует проинформировать об этом как минимум за 2 месяца. К примеру, если сотрудник раньше отвечал за состояние склада, а после принятия нововведения он должен будет заниматься загрузкой/ разгрузкой товаров. При кардинальном изменении трудовых обязанностей сотрудника рекомендуем утверждать должностную инструкцию, выпущенную в новой редакции.
Составление ознакомительного листа позволит избежать конфликтных ситуаций между заинтересованными сторонами по поводу того, с какой редакцией работник был ознакомлен.
Заключение: эффективность электронного оборота при введении должностных инструкций
- Практика показывает, что электронный документооборот значительно упрощает хранение и отслеживание соблюдения инструкций по сравнению с бумажным делопроизводством. Система сама будет проводить контроль заложенных правил. Это приводит к значительной экономии временных ресурсов, которые можно потратить на оптимизацию бизнес-процессов.
- Все заинтересованные лица должны быть заранее ознакомлены с правилами работы с электронными документами. Это нужно, чтобы избежать несогласованности действий в разных отделах компании.
- Должностная инструкция в электронном виде с функцией контроля со стороны руководства будет способствовать формированию ответственного отношения сотрудников к своей работе в новых условиях.
