Документы для оформления отпуска сотрудников

Отпуск — это неотъемлемая часть трудовых прав каждого сотрудника, независимо от типа предприятия. Вопрос о том, какие документы нужны для оформления отпуска, волнует как работников, так и работодателей. Давайте подробнее рассмотрим, какие документы должны входить в пакет для оформления отпуска и как правильно произвести все необходимые шаги.

Зачем оформлять отпуск

Согласно статье 124 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), работники имеют право на ежегодные оплачиваемые отпуска, и предоставить такое право необходимо в течение двух лет. Подтвердить факт предоставления отдыха возможно только документально, что делает оформление отпусков обязанностью каждого работодателя.

Несмотря на то что документы оформлены корректно, работодатели нередко сталкиваются с проверками со стороны Государственной инспекции труда (ГИТ) и возможными претензиями. Поэтому крайне важно знать нюансы и особенности, связанные с оформлением документов для отпусков.

Правила оформления отпуска

По статье 122 ТК РФ каждый работник имеет право на оплачиваемый отпуск. Правила оформления и реализации отпусков прописаны именно в этой статье, которая не делает исключений в зависимости от формата работы. Каждый работник, официально трудоустроенный, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Организация должна разработать и утвердить график отпусков, который должен быть готов не позднее чем за две недели до начала следующего календарного года. Размер отпуска рассчитывается на основе отработанного рабочего года, что также важно учитывать. Работодатель обязан заранее уточнить у сотрудников их предпочтения по времени отпусков, чтобы при необходимости скорректировать планы компании — это описано в статье 123 ТК РФ.

Существует категория работников, для которых оформление отпуска обязательно: это, в частности, сотрудники до 18 лет, почетные доноры РФ и многодетные родители, имеющие троих и более детей до 18 лет. Для этих работников важно заранее уточнить предпочтительное время для отпуска, чтобы избежать конфликтов с графиками других сотрудников.

Право на отдых предоставляется работнику после полугода непрерывной работы на предприятии или раньше по усмотрению работодателя. Поэтому в графики отпусков не следует включать работников, которые недавно устроились на работу.

Новичок может претендовать на отпуск после отработки полугода и подачи соответствующего заявления.

Продолжительность отпуска

Согласно трудовому законодательству, максимальная продолжительность отпуска для большинства сотрудников составляет 28 календарных дней. Однако для работников, не достигших 18 лет, этот срок может быть увеличен до 31 дня. Отпуск не обязательно брать целиком — его можно разделить на части, но одна из частей должна составлять не менее 14 календарных дней.

Существует возможность получить дополнительные дни отдыха, например, если отпуск начинается с понедельника, тогда фактически у работника будет 7 выходных дней, включая субботу и воскресенье. Это нормальная практика, если работодатель не против.

Эксперт. Если сотрудник хочет уйти в отпуск срок, который не совпадает с графиком, работодатель не обязан уведомлять его об этом. Тогда работнику потребуется написать заявление, в котором он укажет новые даты отдыха и причину, по которой произошло смещение графика.

Какие документы нужны для оформления отпуска

Процедура подготовки документов начинается за 14 рабочих дней до окончания текущего года. В первую очередь готовится график отпусков, который работодатель обязан утвердить не позднее чем за две недели до конца декабря.

При составлении графика учитывается предпочтение работников и необходимость сохранить баланс, чтобы не возникли ситуации, когда одновременно отсутствуют все ключевые сотрудники.

Для составления графика отпусков можно использовать унифицированную форму Т-7, но допустимо применять и собственные шаблоны, предварительно согласованные с руководством. Утверждение отпусков происходит на основании приказа, аналогичный приказ можно издать для внесения изменений в график, если сотрудник подал соответствующее заявление.

Уведомление об отпуске

Если даты отпуска сотрудника совпадают с запланированными, то работодатель обязан уведомить его за две недели до начала периода отдыха. Официальная форма уведомления не предусмотрена — достаточно предупредить сотрудника лично или отправить сообщение на электронную почту.

Для работника, который планирует уход в отпуск в ближайшее время, составляется уведомление в произвольной форме, где должны быть указаны даты начала и окончания отпуска. Документ оформляется в двух экземплярах: один остается у работника, другой с подписью работодателя направляется в кадровый отдел. Работодатель обязан вести учёт приближающихся отпусков.

В некоторых компаниях уведомления об отпуске комплектуются с приказом, однако необходимо придерживаться сроков: приказ должен быть подписан не позднее двух недель до начала отпуска, о чем работник также должен расписаться.

Если работник не был своевременно уведомлён о начале отпуска, он имеет право отложить финансовый расчёт по отпускным, и работодатель может быть подвергнут штрафным санкциям в соответствии со статьёй 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Необходимые документы для отпуска

Для того чтобы уйти в отпуск и получить отпускные, потребуются следующие документы:

1. Приказ о предоставлении отпусков, в котором должны быть указаны даты начала и окончания отпуска.
2. Записка-расчёт, подтверждающая сумму отпускных, которые будут выплачены сотруднику.

Существует унифицированная форма для приказа — Т-6, а для записки-расчёта — Т-60. Необходимо также указать период предоставляемого отпуска в табеле учёта рабочего времени, отмечая отпуск определённым кодом — ОТ или 09. Данные о дате начала и окончания отпуска обновляются в личной карточке работника.

Эксперт. Перенос даты отпуска также нужно отображать в графике. При заполнении формы Т-7 изменения вносят в графы 8-9. Также обновляют и личную карточку сотрудника. То же касается и переноса отпуска по причине болезни – в данном случае отпускные дни продлеваются. Основанием для продления является больничный лист или медицинская справка.

Дополнительные документы

Если сотрудник решает перенести даты отпуска, к основному пакету нужно будет добавить заявление с указанием причины. Если работодатель согласует новые даты, необходимо будет оформить приказ о переносе. Все изменения также должны быть внесены в график отпусков и в личную карточку сотрудника.

Если работник решит отозвать отпуск по требованию работодателя, необходимо составить отдельный приказ о возврате, в котором указывается причина и дата возобновления работы. В этом случае нужна также подпись сотрудника, подтверждающая согласие на отзыв.

Краткие итоги

Таким образом, процедура оформления отпуска включает несколько ключевых этапов:

1. Формирование графика — должен быть утверждён не позднее двух недель до конца года.
2. Уведомление работника — осуществляется за две недели до начала отпуска.
3. Выдача приказа и расчёт листа — необходимые документы для получения отпускных.

В личной карточке сотрудника необходимо занимать актуальные сведения о его отпуске, за что отвечают работники отдела кадров или сам работодатель.

Как рассчитать отпускные

Чтобы правильно рассчитать отпускные, необходимо знать расчетный период. Для сотрудников с длительным сроком работы в компании он составляет 12 месяцев. Если отпуск начинается, например, 15 февраля текущего года, то расчетный период будет с 1 февраля предыдущего года по 31 января текущего года.

В случае, если в отпуск уходит сотрудник, отработавший менее года, расчетный период начинается с первого дня его работы. При расчёте отпускных исключаются следующие периоды:

• Больничные;
• Командировки;
• Отпуска за свой счет.

Таким образом, оформление отпуска подразумевает внимательное соблюдение законодательства и правильную подготовку необходимых документов, что способствует успешной организации рабочего процесса и соблюдению прав сотрудников.

Процесс расчета отпускных выплат включает несколько шагов, каждый из которых важен для точного определения суммы, которую работник получит за время отдыха. Важно отметить, что рассчитываемый период не должен включать те выплаты, которые были оплачены отдельно работодателем или никаким образом не возмещались. Давайте рассмотрим подробную схему расчета.

Этапы расчета отпускных:

1. Суммирование выплат. На первом этапе необходимо собрать все выплаты, сделанные в период, который вы выбрали для расчета, исключая отпускные, больничные и командировочные выплаты.
2. Определение отработанных месяцев. Далее нужно рассчитать количество отработанных месяцев. Это делается с помощью формулы, где количество отработанных месяцев умножается на коэффициент 29,3.
3. Выяснение числа дней в отработанных месяцах. Затем выполняет расчет количества дней в отработанных месяцах, включая периоды командировок, отпусков и больничных. Для этого коэффициент 29,3 делится на количество дней в месяце, умноженное на количество фактически отработанных дней.
4. Суммирование отработанных дней. Следующий шаг заключается в сложении дней из полностью отработанных и частично отработанных месяцев.
5. Расчет среднедневного заработка. Далее все выплаты делятся на общее число отработанных дней, что дает среднедневной заработок работника.
6. Формирование отпускных выплат. Полученный среднедневной заработок умножается на количество дней, которые работник проведет в отпуске, цифры для которого можно найти в приказе.

Таким образом, итоговая сумма представляет собой ту величину, которую работник получит в качестве отпускных. Этот подход является упрощенной формой расчета для стандартных ситуаций.

Виды отпусков по Трудовому кодексу РФ

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, работник имеет право на различные виды отпусков. Рассмотрим основные из них.

Отпуск без сохранения заработной платы

Каждый работник может подать заявление на отпуск без сохранения заработной платы. Этот тип отпуска часто запрашивается новыми сотрудниками, которые перешли из другой организации и уже запланировали время отдыха, например, в случае важных событий, таких как свадьба, рождение ребенка или смерть близкого родственника. Максимальные сроки для оформления данного отпуска указаны в статье 128 ТК РФ.

Процедура оформления:

1. Сотрудник подает заявление, где указывает сроки отпуска и причину.
2. Кадровая служба формирует приказ по форме Т-6.
3. В табеле учета рабочего времени ставится отметка с соответствующим кодом (ДО или 16, возможны также ОЗ или 17).
4. В личной карточке сотрудника вносятся необходимые изменения.

Работодатель имеет право отказать в предоставлении такого отпуска, однако в некоторых случаях работники, например инвалиды, пенсионеры, а также родители или супруги погибших военнослужащих, могут взять отпуск без согласия начальства.

Отпуск по беременности и родам

Такой вид отпуска доступен всем женщинам, работающим в компании, независимо от типа трудового договора или стажа. Для его оформления необходимо предоставить:

1. Заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам.
2. Листок нетрудоспособности, выданный медицинским учреждением.

После подачи документов кадровая служба оформляет приказ по форме Т-6 или той, которая принята в организации. Сотруднице остается ознакомиться с документом и подписать его. Информация о сроках отпуска заносится в личную карточку работника.

Эксперт. В табеле рабочего времени такой отпуск обозначается кодом «Р» (буквенный) или «14» (числовой).

Отпуск по уходу за ребенком

Этот вид отпуска отличается от декретного тем, что на него имеют право не только матери, но и отцы, а также другие родственники или опекуны, ухаживающие за ребенком. Для оформления такого отпуска требуется предоставить документы, подтверждающие рождение ребенка или установление опеки, а также заявление.

Приказ также заполняется по форме Т-6 и в нем прописывается решение о выплате пособия. Эти данные также заносятся в личную карточку. В табеле отпуск по уходу за ребенком обозначается кодами «ОЖ» или «15».

Правила оформления ежегодного отпуска для бухгалтера

После того как руководитель согласует отпуск для сотрудника, бухгалтер или кадровик должны подписать соответствующие документы. Проверка расчета отпускных — следующий этап, который можно осуществить через специальную систему, такую как СБИС. Для этого следует:

1. Открыть документ в разделе «сотрудники/зарплата/отпуска».
2. Нажать стрелку для отправки заявления или уведомления, и приказа на отпуск, при этом первое не требуется, если даты остаются без изменений.
3. Указать получателей уведомления и выбрать способ отправки.
4. Проверить сумму отпускных, которая автоматически подставляется по данным учета, через вкладку «расчет».
5. Убедиться в корректности дат начисления отпускных, выставив период учета: месяц отпуска или месяц поступления отпускных.
6. Перейти в «чек-лист» для распечатки справки по среднегодовому заработку и записки-расчета, необходимых для получения отпускных.
7. Сохранить все выполненные действия.

После этих шагов отпуск считается оформленным.

Заключение

Всем работникам важно понимать, каким образом осуществляется расчет отпускных и какие документы нужны для оформления различных видов отпусков. Это позволяет минимизировать ошибки и гарантирует соблюдение прав каждого сотрудника, обеспечивая прозрачность и легитимность всех действий со стороны работодателя.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Федеральный закон № 152-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 98-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 426-ФЗ (скачать).