В соответствии с законодательством Российской Федерации, все трудовые отношения между работником и работодателем должны быть должным образом оформлены и задокументированы. Каждое действие с документами может быть проверено трудовой инспекцией, и в случае обнаружения несоответствий работодатель может быть привлечен к административной ответственности. Документирование движения кадров представляет собой сложный процесс, включающий обработку большого объема информации и требующий внимательности.
В данной статье мы рассмотрим, что такое движение кадров, какие процессы входят в его документирование, кто за это отвечает на предприятии и как электронный документооборот может улучшить эту работу.
- Что такое движение кадров?
- Причины движения кадров
- Виды внутриорганизационного движения кадров
- Документы, сопровождающие движение кадров
- Трудовой договор
- Трудовая книжка
- Документы о переводе
- Приказ об увольнении
- Приказ о повышении
- Документы для командировок
- Оформление отпуска: ключевые аспекты и документы
- Документы для оформления отпуска
- Заключение
- Список источников
Что такое движение кадров?
Движение кадров — это термин, который охватывает все процессы, связанные с работниками, включая их прием на работу, переводы на другие должности, увольнения, предоставление отпусков и командировки. Документация, связанная с движением кадров, делится на три основные категории: документы по перемещению сотрудников, по исполнению должностных обязанностей и по прекращению трудовых отношений.
Эксперт. Рекомендуется регулярно и тщательно анализировать движение кадров. Это может включать расчёт показателей, таких как общий коэффициент оборота, текучести и постоянства. Каждый из этих показателей имеет свою формулу расчета и может помочь выявить слабые места в организации, что позволит разработать соответствующие меры для их устранения.
Причины движения кадров
Причины перемещения кадров могут быть как объективными, так и субъективными. К объективным относятся:
- Экономические изменения в стране и компании, такие как кризис или смена политического строя;
- Изменение организационной структуры, приводящее к кадровым перестановкам;
- Вакансии в результате увольнений, например, по достижению пенсионного возраста или по призыву в армию.
Субъективные причины могут включать неудовлетворенность работников условиями труда, отсутствием мотивации или плохим климатом в коллективе, что может привести к желанию изменить отдел или уволиться.
Движение кадров включает в себя следующие ключевые процедуры:
- Повышение или понижение в должности;
- Перемещение работников на равноценные рабочие места;
- Увольнение;
- Командировочные поездки;
- Предоставление отпусков.
При этом для большинства случаев необходимо получить согласие непосредственного руководителя или руководства компании. В зависимости от типа движения могут потребоваться разнообразные документы: планы повышения квалификации, штатное расписание, должностные инструкции, личные дела сотрудников, приказы и трудовые договора.
Виды внутриорганизационного движения кадров
Движение кадров внутри компании можно разделить на несколько видов:
- Движение между подразделениями. Это перемещение сотрудников между различными цехами и департаментами. Основными причинами могут служить технологические изменения, организационные реформы или личные причины, такие как неудовлетворенность работой.
- Межпрофессиональное или квалификационное движение. Это переход на новые профили в связи с повышением квалификации или личными интересами. Такой переход может происходить как в рамках текущего, так и в рамках нового подразделения.
- Переход работников в другие категории. Это деление на группы, такие как рабочие, руководители, служащие и т.д.
Управление кадрами предполагает систему управленческих действий и решений, направленных на удовлетворение потребностей как сотрудников, так и организации. Результат движения кадров — это непрерывный процесс приема и увольнения работников, известный как оборот кадров.
Документы, сопровождающие движение кадров
К основным документам, необходимым для документирования движения кадров, относятся:
- Трудовые договоры и трудовые книжки. Эти документы фиксируют взаимные обязательства между работодателем и работником и служат основным стимулом для появления новых сотрудников в компании.
- Приказы о переводе и увольнении. Эти документы оформляются в случаях перемещения или увольнения работников и служат источниками информации для расчета различных кадровых показателей.
Трудовой договор
Трудовой договор — это главный документ, который регулирует трудовые отношения и формирует основу для документирования кадровых процессов. Он определяет условия, обязанности и права сторон.
Трудовая книжка
Трудовая книжка содержит информацию о месте работы и длительности труда каждого сотрудника. Эта информация крайне полезна для учета трудового стажа, поскольку на ее основании рассчитываются различные показатели, такие как пенсия.
Эксперт. С помощью данных из трудовой книжки можно рассчитать коэффициент трудового стажа, который будет определённым критерием для начисления пенсионных выплат.
Документы о переводе
Документ о переводе необходим, когда сотрудник меняет место работы внутри организации без изменения своей должности. Обычно такие изменения происходят по состоянию здоровья или по просьбе работника, например, в связи с переездом.
Приказ об увольнении
Приказ об увольнении фиксирует прекращение трудовых отношений. Он служит важным источником информации для расчета коэффициента текучести персонала. Увольнение может произойти по различным причинам, и дата увольнения считается последним рабочим днем сотрудника.
Эксперт. Обратите внимание на важность правильного оформления документов об увольнении. Неправильные действия могут привести к штрафам и даже уголовной ответственности, особенно если увольнение происходит во время болезни или отпуска работника.
Приказ о повышении
Приказ о повышении оформляется, когда работник переводится на более высокую должность, с увеличением оклада и обязанностей, оставаясь в своем отделе.
Документы для командировок
Служебная командировка подразумевает поездки сотрудников по заданию работодателя. Это требует специальных документов, таких как приказ о командировании, командировочное удостоверение и отчет о выполненной задаче. Важным аспектом является то, что сотрудник сохраняет свое рабочее место и оклад.
Эксперт. Не забывайте, что при командировке сотрудник может получить аванс для покрытия расходов на жилье и питание, а также должен предоставить отчет с подтверждающими документами о тратах.
Введение электронного документооборота позволяет значительно ускорить и упростить процесс документирования движения кадров, тем самым уменьшив вероятность ошибок и повысив эффективность управления персоналом.
Таким образом, документирование движения кадров является необходимым элементом управления персоналом и требует тщательного подхода как со стороны работодателя, так и со стороны сотрудников. Правильное оформление документов помогает избежать юридических проблем и способствует созданию эффективной рабочей среды.
Оформление отпуска: ключевые аспекты и документы
В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ), все работники имеют право на получение ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью не менее 28 календарных дней. Обычно отпуск делится на два периода по 14 дней каждый. Однако в некоторых организациях есть возможность взять все отпускные дни сразу. Важно отметить, что во время отпуска работник сохраняет свою должность и заработок.
Сотрудники, проработавшие в компании не менее шести месяцев, имеют право на отпуск. Исключения могут быть сделаны по обоюдному соглашению сторон или в особых случаях, таких как беременность работника.
Отпуск может быть продлен в случае болезни работника или в других случаях, предусмотренных действующим законодательством.
Документы для оформления отпуска
При оформлении отпуска работника необходимо подготовить следующие документы:
- Указание о составе графика отпусков. Этот документ служит основой для планирования отпусков в компании.
- График отпусков. Он отражает, когда и какие сотрудники могут использовать свои отпускные дни, что позволяет избежать накладок и обеспечивает равные условия для всех работников.
- Приказ о предоставлении отпуска. Этот официальный документ фиксирует решение о предоставлении отдыха конкретному работнику и служит основанием для бухгалтерии.
- Заявление об отпуске. Работник должен подать заявление, в котором указывает, на какой период он планирует взять отпуск.
Все перечисленные документы являются важными элементами процесса документирования кадровых перемещений и обеспечивают правильное выполнение трудового законодательства.
Каждый из документов играет свою особую роль как для отдела кадров, так и для бухгалтерии. Например, на основании приказа о предоставлении отпуска бухгалтера рассчитывают размер отпускных выплат и подготавливают платежные ведомости.
Процесс передачи документов персонала в архив и их последующая утилизация также требуют четкой схемы взаимодействия. Это позволяет организовать хранение документов и обеспечить их доступность при необходимости.
Заключение
Сейчас документирование кадровых процессов может вестись практически полностью в электронном формате. Вначале были внедрены электронные больничные листы и трудовые книжки, а теперь существует возможность создавать, подписывать и хранить практически все документы, касающиеся трудовых отношений, в цифровом формате без необходимости дублирования на бумажных носителях. Это касается таких документов, как приказы, контракты, заявления и ведомости.
Документирование движения кадров — это важный процесс внутри компании, каждый этап которого подлежит проверке трудовой инспекцией. Для минимизации рисков возникновения возможных проблем важно относиться к этому процессу ответственно и тщательно.
