Дисциплинарное взыскание: основания, порядок привлечения и преимущества электронного документооборота

Дисциплинарное взыскание – ключевой элемент в системе управления персоналом. Этот механизм позволяет поддерживать порядок и эффективность работы, соблюдая при этом требования российского законодательства. Законодательство четко регулирует эти меры, включая их типы и условия применения. В конце 2021 года в ТК РФ появились три новые статьи о порядке электронного взаимодействия между работодателями и работниками.

Читайте, за какие нарушения допускается дисциплинарное взыскание, как оформить документы для привлечения работника к ответственности, чем поможет система ЭДО.

Основания для дисциплинарного взыскания согласно законодательству РФ

Дисциплинарное взыскание не применяется произвольно. Трудовой кодекс РФ четко определяет условия, при которых работодатель имеет право наложить дисциплинарное взыскание на сотрудника. Сюда входят неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей из-за вины работника, прогулы, опоздания и другие нарушения трудовой дисциплины.

Соблюдение законодательных требований имеет критическое значение. Нарушение процедур или применение взыскания без законных оснований может привести к административной или даже уголовной ответственности для работодателя. Важно знать и понимать, какие действия сотрудника могут стать основанием для применения дисциплинарных мер.

Трудовой кодекс РФ в статьях 81 и 192 определяет, что дисциплинарное взыскание может быть наложено в следующих случаях:

• невыполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей из-за вины работника.
• несоблюдение регламентов по трудовой безопасности.
• нарушение рабочего времени, в том числе опоздания и прогулы.
• нарушение коммерческой тайны или утечка конфиденциальной информации.

Это лишь некоторые примеры. Отметим, что каждая организация может иметь свои внутренние правила и регламенты, которые также могут служить основанием для применения дисциплинарных мер.

В современных условиях электронный документооборот позволяет собирать и хранить доказательства нарушений в электронном виде. Это упрощает процедуру привлечения к ответственности и минимизирует риски ошибок в оформлении соответствующих документов.

Основные виды дисциплинарных взысканий

Статья 192 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) определяет три ключевых вида дисциплинарных взысканий: замечание, выговор и увольнение. За каждый дисциплинарный проступок возможно применение только одного вида взыскания. Выбор зависит от ряда факторов, включая тяжесть проступка и обстоятельства его совершения:

• замечание – применяется в случаях легких нарушений, таких как опоздание или задержка с представлением отчетов.
• выговор — более строгое наказание, выдается за серьезные или неоднократные нарушения, например, за конфликт с коллегой.
• увольнение может быть основано на нескольких критериях, определенных в части 1 статьи 81 ТК РФ. Это может быть неоднократное нарушение трудовых обязанностей, грубое однократное нарушение, решения, приведшие к ущербу организации, и другие.

Существует также специфический перечень грубых нарушений, включающий прогул, нахождение на рабочем месте в состоянии опьянения, разглашение конфиденциальной информации и другие, указанные в пункте 6 части 1 статьи 81 ТК РФ.

При определении типа дисциплинарного взыскания, работодатель должен также учитывать индивидуальные характеристики работника, включая его предшествующее поведение и отношение к труду (как указано в части 5 статьи 192 ТК РФ). Следует отметить, что в некоторых организациях существует утвержденный перечень лиц, имеющих право налагать дисциплинарные взыскания (пункт 21 Положения № 621).

Важно знать, что некоторые категории работников защищены от некоторых форм дисциплинарного взыскания. Например, беременные женщины не могут быть уволены в качестве дисциплинарного мероприятия, даже за грубое нарушение (часть 1 статьи 261 ТК РФ).

Электронный документооборот в трудовых отношениях

Новые нормы Трудового кодекса РФ активизируют электронное взаимодействие между работодателями и сотрудниками. В основе — использование усиленных электронных подписей для ключевых документов, доступных через различные платформы, включая «Работа в России».

Комментарий эксперта. Согласно законодательству, работодатель обязан предоставить запрошенные работником документы в течение трех рабочих дней. Это касается как бумажных, так и электронных форматов. Работодатель обязан сохранять электронные документы в соответствии с нормами архивного дела. Это обеспечивает юридическую защиту и сохранность данных.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО или ЭДО) становится все более распространенным в сфере трудовых отношений в России. Согласно статье 22.1 Трудового кодекса РФ, кадровый ЭДО охватывает полный цикл обработки документов — от создания и подписания до хранения. Это касается всех участников трудовых отношений: работодателей, текущих сотрудников и кандидатов. Основная идея заключается в том, что бумажные документы не нужны, за исключением определенных случаев, которые законодательно регулируются.

Ограничения и исключения

Не все документы могут быть полностью электронными. Например, трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности должны сохраняться в бумажном формате. Также исключены из электронного формата акты о несчастных случаях на производстве и приказы об увольнении. Однако, для некоторых из этих документов (например, трудовые книжки) закон допускает альтернативный выбор между бумажным и электронным форматами.

Трудовой кодекс РФ предоставляет работодателям право выбора. Можно использовать единую цифровую платформу «Работа России», либо разработать собственную информационную систему. Важно, чтобы выбранная система соответствовала всем требованиям Трудового кодекса РФ, включая функционал для электронного подписания и хранения документов.

Порядок привлечения к дисциплинарной ответственности в РФ

Привлечение к дисциплинарной ответственности – процесс, регламентированный законом и требующий строгого соблюдения процедур. В России этот порядок описан в статьях Трудового кодекса, начиная с 192-й и до 202-й.  Процедура применения дисциплинарных взысканий к работникам определяется нормативными положениями Трудового кодекса Российской Федерации. В частности, актуальны статьи 22.1, 22.3, части 1 и 6 статьи 193, а также статья 312.3. Эти нормативы устанавливают ключевые этапы и требования к процессу привлечения к дисциплинарной ответственности.

Комментарий эксперта. Обязательным элементом является получение письменных объяснений от работника. Устные комментарии и пояснения, даже предоставленные по телефону, остаются вне рамок официальной процедуры. В случае отсутствия объяснений в течение двух рабочих дней, работодателю разрешено создание акта о непредоставлении таковых. Этот акт не препятствует дальнейшему наложению дисциплинарного взыскания.

После анализа предоставленных объяснений или их отсутствия работодатель издает соответствующий приказ. Ознакомление с приказом производится в письменной форме в течение трех рабочих дней с даты его издания. Для удаленных сотрудников возможен электронный вариант ознакомления.

Согласно законодательным и судебным источникам, включая часть 5 статьи 192 ТК РФ, при наложении взыскания важны учет тяжести проступка, специфические обстоятельства совершения и предшествующее поведение работника. Эти факторы обеспечивают соразмерность и справедливость применяемых мер.

В дополнение к основным положениям, некоторые организации разрабатывают внутренние документы, определяющие перечень лиц, уполномоченных на наложение дисциплинарных взысканий. Такая практика позволяет дополнительно структурировать процесс и сделать его более управляемым.

Основные этапы служебного расследования и привлечения к ответственности

Основные этапы включают в себя фиксацию нарушения, проведение разбирательства, принятие решения и его документальное оформление.

• Фиксация нарушения. Первый шаг – зафиксировать факт нарушения. Это может быть акт проверки, служебная записка или другой документ, подтверждающий факт нарушения.
• Разбирательство. Проводится с участием нарушителя, в ходе которого ему предоставляется возможность дать объяснение в письменной форме.
• Принятие решения. На основе собранных данных и объяснений работником, работодатель принимает решение о наложении или не наложении дисциплинарного взыскания.
• Оформление. Решение оформляется приказом или распоряжением, которое должно быть объявлено нарушителю под роспись в течение трех рабочих дней с момента принятия решения.

Соблюдение всех этих этапов и сроков – не только законное требование, но и гарантия соблюдения прав работника. Электронный документооборот значительно упрощает этот процесс. Обеспечивает быстрое и удобное взаимодействие между участниками процедуры, автоматизирует хранение документов и упрощает их поиск. Все это сокращает время на принятие решений и минимизирует вероятность ошибок или нарушений законодательства.

Традиционное оформление документов

В традиционной системе управления дисциплинарными взысканиями особое внимание уделяется оформлению документов. Приказы, распоряжения, акты проверок и другие документы должны быть составлены в строгом соответствии с законодательством. Эти документы подлежат обязательной регистрации, хранению и, при необходимости, передаче в соответствующие контролирующие органы.

Каждый этап оформления сопровождается рядом обязательных формальностей. Это включает в себя сбор подписей, заверение копий, архивацию и длительное хранение бумажных документов. Все это требует значительных временных и финансовых затрат, а также создает риск потери или порчи важных документов.

С точки зрения законодательства, каждый документ должен быть оформлен в определенные сроки. Например, приказ о наложении дисциплинарного взыскания должен быть принят и оформлен в течение двух недель с момента установления факта нарушения. Несоблюдение этих сроков может привести к недействительности самого взыскания.

Комментарий эксперта. Особую проблему представляют случаи, когда необходимо собрать подписи сотрудников, находящихся в разных офисах или даже городах. Этот процесс может занимать много времени и средств, что снижает оперативность и эффективность управления персоналом. В этом контексте преимущества электронного документооборота становятся еще более очевидными. Он не только упрощает процедуру, но и делает ее более надежной, быстрой и экономичной.

Электронный документооборот как решение

Электронный документооборот – современный инструмент для оптимизации работы с документами, включая дисциплинарные взыскания. В условиях российского законодательства, электронные документы имеют ту же юридическую силу, что и их бумажные аналоги, при условии соблюдения ряда требований, включая использование электронной подписи.

Электронный документооборот предлагает ряд преимуществ для бизнеса:

• Во-первых, существенная экономия времени. Нет необходимости в ручном сборе подписей, пересылке документов между офисами или их долгосрочном хранении в архивах.
• Во-вторых, уменьшение вероятности ошибок и потери документов. Автоматизированные системы позволяют контролировать сроки, актуализировать данные и быстро находить необходимые документы.
• В-третьих, улучшение контроля и учета. Системы электронного документооборота часто включают функции аудита и отчетности, что упрощает контроль со стороны руководства и контролирующих органов.

Итак, электронный документооборот предоставляет комплексное решение для управления дисциплинарными взысканиями. Обеспечивает быстроту, экономичность и надежность процесса, при этом обеспечивая полное соответствие российскому законодательству. Современные технологии предлагают инструменты, которые делают этот процесс не только законным, но и значительно более эффективным.

Как оформлять дисциплинарное взыскание в электронном виде в РФ

В переходе на электронный документооборот ключевым моментом является правильное оформление документов в соответствии с законодательством РФ. Электронные документы должны соответствовать определенным требованиям, чтобы иметь юридическую силу, равноценную бумажным документам:

• Использование электронной подписи. Согласно Федеральному закону №63-ФЗ, электронный документ, подписанный электронной подписью, признается юридически значимым. Это позволяет оформлять дисциплинарные взыскания без необходимости распечатывания и ручного сбора подписей.
• Форматы и шаблоны. Для оформления дисциплинарного взыскания в электронном виде можно использовать стандартные шаблоны, которые соответствуют требованиям законодательства. Многие системы электронного документооборота предлагают такие шаблоны как часть своего функционала.
• Соблюдение сроков. Системы электронного документооборота позволяют автоматизировать процесс отслеживания сроков. Это исключает вероятность просрочки и помогает своевременно оформить все необходимые документы.
• Доступ и хранение. Электронные документы удобно хранить и быстро находить. Они доступны с любого устройства, имеющего доступ к сети, что значительно упрощает процедуру и делает ее более прозрачной.
• Контроль и отчетность. Современные системы учета и управления позволяют настроить автоматическую генерацию отчетов, что упрощает процедуру аудита и контроля со стороны руководства и контролирующих органов.

Применение электронного документооборота для оформления дисциплинарных взысканий обеспечивает полное соблюдение законодательства РФ. При этом процедура становится более оперативной и менее затратной, что особенно важно для крупных и распределенных организаций.

Заключение

• Дисциплинарное взыскание – сложный и многогранный процесс, требующий точного соблюдения законодательства и внутренних процедур компании. В Российской Федерации этот процесс регулируется Трудовым кодексом и другими законодательными актами, которые определяют основания для применения взысканий, порядок их оформления и сроки.
• Современные решения в области электронного документооборота предоставляют всё необходимое для эффективного и законного применения дисциплинарных взысканий, что делает их привлекательным выбором для бизнеса, стремящегося к оперативности, экономичности и юридической надежности.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)