Что такое СНИЛС и где он используется

В Социальном фонде России (ранее – Пенсионном фонде России) для перечисления страховой и накопительной части пенсии используется специальный код. Это 11-значное число, уникальное для каждого гражданина РФ. Без него невозможно перечислять с зарплаты отчисления на пенсию, нельзя оформить материнский капитал, пользоваться госуслугами и др.

Читайте, что собой представляет СНИЛС, когда и как его получить, в каких случаях потребуется его замена, в каких документах нужно указывать этот номер.

Термины и определения

СНИЛС – страховой номер индивидуального лицевого счета, на который перечисляются пенсионные отчисления. Данные лицевого счета присваиваются 1 раз, и не меняются, если только не изменились данные конкретного человека.

Сам по себе СНИЛС – это номер лицевого счета. Присваивается и становится доступным человеку без обязательного оформления на бумажном носителе. До 2019 года выдавался в виде небольшой карточки с ламинацией, с 2019 г. СФР выдает страховой документ на бумажном носителе на листе формата A4 без ламинации. Обязательно иметь СНИЛС в бумажном виде не требуется – везде, где может понадобиться номер лицевого счета, достаточно лишь назвать сам код.

Для чего необходим СНИЛС?

Страховой номер необходим в следующих случаях:

• При официальном трудоустройстве. Работодатель запрашивает от будущего работника номер СНИЛС при заключении трудового договора. Это необходимо для перечисления в СФР накопительной и страховой части пенсии, удерживаемой с зарплаты наряду с НДФЛ.
• Самозанятым для самостоятельного перечисления в СФР денежных средств. Самозанятые граждане должны сами перечислять деньги в государственные фонды.
• Работникам при устройстве на работу. Сотрудник при достижении установленного законом возраста или стажа вправе рассчитывать на получение пенсии, для чего потребуется страховой номер.
• Для социальных выплат и льгот для соответствующих категорий лиц. Получателям социальных пособий, материнского капитала не требуется оформление большого количества документов, поскольку СФР «видит» всю необходимую информацию для назначения выплат. Более того, некоторые документы автоматически оформляются в электронном виде без заявления со стороны получателя.
• Для пользования портала «Госуслуги». Без СНИЛС невозможно зарегистрироваться, подтвердить учетную запись или восстановить доступ в личном кабинете портала «Госуслуги».
• Для пользования некоторыми услугами. СНИЛС понадобится при онлайн-записи к врачу, при обращении в МФЦ, при получении выписок из СФР, детям для прикрепления к поликлинике по месту жительства, при поступлении в детский сад, для участия в государственных программах поддержки и др.
• Иностранцам при оформлении на работу в России. Иностранные граждане, постоянно или временно проживающие, для официального трудоустройства также должны получать СНИЛС. Временно пребывающие на территории РФ иностранцы СНИЛС не получают, и работать официально не могут.

Мнение эксперта. Учтите, что при оформлении на работу по трудовому договору у сотрудника не обязательно должен быть СНИЛС. Если будущий работник не получил страховой номер самостоятельно, то работодатель сам отправляет необходимые документы в СФР.

Как получить СНИЛС?

Получить СНИЛС можно несколькими способами:

• При устройстве на первую работу, если ранее гражданин нигде не работал. Заполненную анкету по форме АДВ-1 и данные о сотруднике работодатель отправит в СФР в течение 2-х недель после заключения трудового договора. В течение 5 дней СНИЛС будет оформлен и передан сотруднику.
• Личное обращение. Получить СНИЛС лично в день обращения можно в территориальном органе СФР или в МФЦ.
• Автоматически. Детям, которые родились после 15.07.2020 г. страховой номер присваивается автоматически.

Мнение эксперта. Необходимо различать получение СНИЛС, если ранее страховой номер индивидуального лицевого счета не был присвоен гражданину, и получение дубликата уже имеющегося номера на бумажном носителе или в электронном виде. Например, запросить дубликат можно в режиме онлайн на официальном сайте СФР, а вот получить СНИЛС таким образом не получится.

Анкета по форме АДВ-1

Для присвоения страхового номера необходимо заполнить анкетные данные в бланке по форме АДВ-1. Сделать это можно на бумажном носителе (распечатать бланк, заполнить, заверив собственноручной подписью) или в электронном виде с электронной подписью. Заполняется анкета лично лицом, на которого оформляется СНИЛС. Допускается заполнение анкеты сотрудниками кадровой службы в компании работодателя, если номер лицевого счета оформляется при устройстве на работу.

При ведении в компании кадрового электронного документооборота кадровик может оформить анкету в используемой системе КЭДО. Порядок заполнения анкеты зависит от конкретной системы кадрового ЭДО, но общие правила следующие:

• Заполнять бланк в электронной форме можно как строчными, так и прописными буквами. При заполнении указывать контактный телефон сотрудника, на которого оформляется СНИЛС, не требуется.
• Данные в анкету вносят из документа, удостоверяющего личность, и предъявленного при оформлении на работу. Важно правильно указать все названия из документа – например, наименование органа, выдавшего документ указывают именно так, как он написан (напечатан) в документе, даже, если используемые сокращения противоречат нормам русского языка – к примеру, «гор.» вместо «г.» в сокращении слова «город».
• Основные данные заполняются в соответствии с информацией из личной карточки сотрудника, документа, удостоверяющего личность – полные ФИО, пол, дата рождения, гражданство, место рождения.
• Адрес регистрации указывают из документа, удостоверяющего личность. Если адрес регистрации отсутствует, то обязательно заполняется строка «Фактический адрес проживания». Если адрес регистрации и фактический адрес совпадают, то указывать отдельно фактический адрес проживания не требуется – достаточно поставить отметку, что они одинаковые, и система автоматически всё заполнит.
•  Вид документа. Указывается основная информация по документу, удостоверяющему личность. Для внутреннего паспорта РФ – серия, номер, кем выдан и дата выдачи.
• Нумерация анкеты по форме АДВ-1 осуществляется с момента основания компании.
• После заполнения формы можно отправить бланк в электронном виде через интернет, заверив его усиленной квалифицированной электронной подписью.

Если территориальный орган не принимает анкету в электронной форме или отсутствует возможность передачи сведений через интернет, то потребуется следующие действия:

• Распечатать форму на бумажном носителе.
• Заверить анкету собственноручной подписью сотрудника.
• Скопировать форму в электронном виде на носитель информации.
• Лично передать в СФР заполненную анкету на бумажном и электронном носителе.

После рассмотрения анкеты и внесения данных в базу в СФР кадровику необходимо добавить страховой номер в личную карточку сотрудника.

Сроки оформления СНИЛС

После получения сведений СФР о лице, для которого оформляется страховой номер индивидуального личного счета, период открытия составит 5 рабочих дней. Получить СНИЛС легко, не потребует много времени и каких-либо финансовых затрат, зато возможности этот номер предоставляет широкие. Нет смысла затягивать с оформлением, если ранее СНИЛС не был получен – открыть страховой номер можно самостоятельно, не дожидаясь, пока это сделает работодатель. Тем более, что предоставление полного пакета документов при официальном трудоустройстве показывает соискателя ответственным сотрудником.
Как узнать о текущих накоплениях?

Сведения о пенсионных накоплениях не являются тайной, и доступны каждому гражданину, имеющему СНИЛС. Узнать о текущей сумме можно при посещении территориального органа СФР. Можно заказать справку по телефону. Еще один способ – получение выписки на портале «Госуслуги».

Обратите внимание, что участились случаи мошенничества, когда злоумышленники связываются с гражданином, представляясь сотрудниками органов социального обеспечения, и для выплат предлагают продиктовать данные паспорта и СНИЛС. Необходимо быть бдительным, и не называть сведения о документах посторонним лицам.

Что делать, если утерян СНИЛС?

Потерять СНИЛС, в принципе, невозможно, поскольку страховой номер хранится в СФР. Но можно потерять пластиковую карточку или выписку по форме АДИ-РЕГ (документ-уведомление о регистрации в системе индивидуального учета). Если необходимо восстановить СНИЛС в виде файла или на бумажном носителе, то сделать это можно несколькими способами:

1. Онлайн на официальном сайте СФР России. Номер можно узнать в личным данных на портале «Госуслуги» или в личном кабинете на сайте СФР. При этом на сайте СФР есть возможность запросить дубликат СНИЛС в формате PDF.
2. У работодателя в отделе кадров. Страховой номер индивидуального лицевого счета вносится в личную карточку сотрудника.
3. Лично в территориальном органе СФР или в МФЦ. При личном обращении потребуется лишь паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

Мнение эксперта. Если в СНИЛС выявлены ошибки или изменились анкетные данные, указанные при подаче формы АДВ-1, то необходимо уведомить об этом СФР. Сам страховой номер при этом не изменится. Для внесения изменений в сведения, содержащиеся в СНИЛС, используется заявление по форме АДВ-2.

Новая форма АДВ-2 и другие формы сведений, используемых при регистрации в системе индивидуального учета

С 09.01.2023 г. в соответствии с Постановлением Правления ПФ РФ № 243п от 31.10.2022 г. была утверждена новая форма АДВ-2 для внесения изменений в ранее поданную форму АДВ-1, имеющуюся в СНИЛС. После ФИО добавлена строка «Новые анкетные данные», где необходимо указать только изменившиеся данные сотрудника.

Другие формы, утвержденные в соответствии с постановлением:

• АДВ-3 – представляет собой заявление, подтверждающее регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, т.е. подтверждающее факт присвоения СНИЛС.
• АДИ-8 – форма решения об отказе в присвоении СНИЛС, в которой указывается причина отказа в регистрации в системе индивидуального учета, и подпись с расшифровкой специалиста территориального отдела СФР, заполнившего форму.
• АДВ-6-1 – опись документов, которые работодатель передает в СФР.
• СЗВ-К – сведения о трудовом стаже за период до регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

В Постановлении № 243п также определен порядок заполнения форм, включая документы информационного обмена в электронном виде, правила проверки файлов при электронном документообороте между СФР и работодателем, оформление запроса на предоставление сведений по форме АДВ-3 и др.

Формы, форматы и способы заполнения, информационного обмена с СФР регулярно меняются, поэтому сотрудникам отдела кадров необходимо тщательно отслеживать любые изменения в действующих законах и иных нормативно-правовых актах. При использовании системы кадрового электронного документооборота изменения в формах, используемых для информационного обмена с государственными органами и службами, обычно актуализируются автоматически.

Что делать при ошибках в указании фамилии сотрудника после её смены?

Иногда возникают ситуации, что работодатель указывает в кадровой отчетности новую фамилию сотрудника после её смены, а в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) фамилия сотрудника указана прежняя. Также возможна обратная ситуация, когда в ЕСИА уже изменены данные, а в отчетах работодатель продолжает указывать прежнюю фамилию работника. Если исправлять сведения о трудовом стаже не требуется, то можно добавить отдельные подразделы в ЕФС-1 с актуальными сведениями.

Заключение

• СНИЛС – обязательный номер, который должен быть присвоен каждому официально трудоустроенному сотруднику. Получать страховой номер можно хоть с момента рождения – детям, родившимся после 15.07.2020 г., СНИЛС присваивается автоматически без подачи анкетных данных. Если сотрудник самостоятельно не получил страховой номер индивидуального лицевого счета, то после заключения трудового договора в соответствии со ст. 65 ТК РФ получить СНИЛС за работника обязан работодатель.
• Для получения СНИЛС можно воспользоваться действующей в компании системой кадрового электронного документооборота, отправив заполненную на сотрудника анкету по форме АДВ-1 и заверенную усиленной квалифицированной подписью в СФР. Разрешается внесение сведений в форму АДВ-1 не лично сотрудником, а специалистом отдела кадров.
• Потерять СНИЛС невозможно, поскольку страховой номер присваивается 1 раз, и действует бессрочно. Если же сотруднику потребуется узнать номер лицевого счета, который он не помнит, то сделать это можно в отделе кадров (сведения хранятся в личной карточке сотрудника), на портале «Госуслуги», в личном кабинете на сайте СФР или при личном посещении территориального органа СФР, МФЦ.

Вопросы и ответы

В какой срок необходимо оформить СНИЛС на работника?

В соответствии с действующим законодательством не предусмотрено какого-либо ограниченного срока оформления СНИЛС на сотрудника – рекомендуется сделать это в течение 2-х недель после оформления трудовых отношений. Учтите, что раз в месяц до 25-го числа работодатель обязан передавать в налоговый орган персонифицированные сведения о физических лицах. Отчет по форме ЕФС-1 можно оформить только после того, как на нового сотрудника был присвоен СНИЛС.

Есть ли какие-то особенности оформления СНИЛС работодателем на иностранца?

На иностранных работников, устраивающихся на работу в России, также оформляется СНИЛС, если он не был еще оформлен. Порядок такой же, как и при заполнении формы АДВ-1 для граждан России.

Нужно ли наряду с СФР уведомлять налоговую службу, если сотрудник изменил фамилию?

Предоставлять в ФНС сведения об изменении сотрудником фамилии не требуется – информация будет предоставлена автоматически миграционной службой.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)