Госключ представляет собой новый тип электронной подписи, который активно внедряется и используется в сфере электронного документооборота и не только. Данная подпись доступна совершенно бесплатно и оформляется через простое мобильное приложение. Госключ можно использовать для работы с кадровыми документами, а также для подписания различных электронных соглашений, таких как ипотечные договора или трудовые контракты.
В этой статье мы рассмотрим, что такое Госключ, как он функционирует, в чем заключаются особенности работы с приложением и подписания документов, а также ответим на вопрос, сможет ли он заменить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).
- Технологии, применяемые в Госключе
- Как работает Госключ
- Как получить Госключ
- Кто может использовать Госключ
- Преимущества и недостатки Госключа
- Можно ли рассматривать Госключ как вариант для электронного кадрового документооборота?
- Алгоритм подписания документов с Госключом
- Дополнительные возможности Госключа
- Заключение
- Список источников
Технологии, применяемые в Госключе
В Российской Федерации предусмотрены три метода для подписания электронных документов:
- Усиленная квалифицированная электронная подпись – наименее доступный, но наиболее надежный вариант, требующий обращения в удостоверяющий центр.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись – аналогична первой, однако для ее получения не требуется посещение удостоверяющего центра, так как процесс идентификации может быть осуществлен онлайн.
- Простая электронная подпись – самый простой и бесплатный вариант, но с ограничениями в использовании.
Госключ чаще всего функционирует как усиленная неквалифицированная электронная подпись. Для его использования необходимо пройти процедуру идентификации через Единую государственную систему идентификации и аутентификации (ЕСИА). Учетная запись в ЕСИА может применяться не только для работы с Госключом, но и для регистрации на различных ресурсах, таких как ФСР, сайты и приложения различных компаний (например, Авито).
Как работает Госключ
Госключ — это электронная подпись, которая может опираться как на функционал усиленной неквалифицированной электронной подписи, так и на усиленной квалифицированной электронной подписи. Для использования Госключа требуется регистрация в ЕСИА и установка соответствующего бесплатного приложения на смартфон.
Эксперт. Госключ доступен всем гражданам России, имеющим учетную запись в ЕСИА. Подпись привязывается к конкретному телефону, что позволяет подписывать электронные документы прямо с устройства. В случае утери или поломки смартфона потребуется получение новой подписи.
На текущий момент проект Госключ находится в стадии эксперимента, но уже полностью легален и доступен для подписания документов.
Как получить Госключ
Для начала работы с Госключом следуйте приведенному алгоритму:
- Скачайте приложение Госключ на своем смартфоне.
- Пройдите авторизацию через портал Госуслуги.
- Подтвердите согласие с правилами и лицензионным соглашением.
- Сгенерируйте электронную подпись в приложении.
Теперь ваш Госключ готов к использованию. Им можно подписывать как кадровые документы, так и соглашения на торговых площадках, таких как “Авито” и “Юла”.
Кто может использовать Госключ
Согласно Федеральному закону № 407, Госключ может использоваться для подписания всех видов документов, касающихся сотрудников, включая тех, кто работает удаленно. Однако документы, такие как приказ об увольнении, акт о несчастном случае и инструкции по охране труда, необходимо дублировать в бумажном виде. В будущем возможно, что данные документы перейдут полностью в цифровой формат.
Как работодатель, так и работник могут использовать Госключ для подписи документов. Тем не менее, у работодателя есть ограничения — он может подписывать только те документы, которые прямо указаны в законодательстве. Работник же может использовать Госключ для подписания любых трудовых документов.
Преимущества и недостатки Госключа
Основным преимуществом Госключа является его бесплатность и возможность удаленной регистрации, подобно усиленной неквалифицированной электронной подписи. Он подходит для подписания практически всех видов документов.
Тем не менее, существуют и недостатки:
- Работа только с помощью специального приложения и смартфона, что делает невозможным использование электронного ключа без устройства.
- Необходимость иметь подтвержденный профиль в ЕСИА. Сотрудникам, не обладающим таким профилем, необходимо либо зарегистрироваться в системе, либо получить еще одну электронную подпись.
Также стоит отметить, что процесс подписания документов через Госключ включает множество шагов, таких как проверка документа и вход в приложение на смартфоне.
Можно ли рассматривать Госключ как вариант для электронного кадрового документооборота?
Госключ определенно стоит рассмотреть как альтернативу для работы с кадровым электронным документооборотом (КЭДО). Однако важно учитывать, что он подходит не для всех типов документов. Например, простой электронной подписью нельзя подписывать трудовые и ученические договоры или заявления об увольнении, в то время как Госключ может быть использован для таких задач, но сопровождается необходимостью дублирования определенных документов в бумажном виде.
Процесс получения Госключа бесплатный, в то время как за УКЭП придется заплатить. Для получения Госключа нужен смартфон и подтвержденная запись в ЕСИА, тогда как для выпусков усиленной неквалифицированной электронной подписи может потребоваться просто кнопочный телефон и компьютер. Простую подпись можно оформить самостоятельно при трудоустройстве.
Эксперт. Главное условие использования Госключа — это сохранность вашего смартфона. Если устройство будет потеряно, вам придется получать новую подпись.
Также стоит помнить, что при смене устройства, например, при покупке нового смартфона, переносить подпись не получится. Для этого потребуется установить приложение Госключа на новое устройство и выпустить новую подпись.
Алгоритм подписания документов с Госключом
Подписывать документы с помощью Госключа можно исключительно через приложение “Госключ” и только на том смартфоне, где была создана электронная подпись. Это отличает Госключ от других видов электронных подписей, так как их обычно можно использовать с любого устройства.
Преимуществом Госключа является то, что многие программы, поддерживающие его, уже настроены для упрощения процесса взаимодействия. Например, в системе СБИС процесс подписания документов осуществляется в три простых шага:
- Отправка документа работнику.
- Уведомление работника о наличии документа.
- Подписание документа работником через приложение на смартфоне.
Таким образом, Госключ подходит для КЭДО, однако важно четко понимать, какие документы можно подписывать, а какие следует дублировать на бумажном носителе. Работать с Госключом возможно только через специальную утилиту на смартфоне; использование компьютера или планшета для этой цели не предусмотрено. В случае утери или поломки смартфона придется перевыпускать подпись.
Эксперт. Стоит отметить, что на данный момент Госключ еще не интегрирован в информационные системы работодателей, что заставляет пользователей переключаться между системами для подписания документов. Это делает усиленную неквалифицированную электронную подпись более удобной, несмотря на то, что она также бесплатна.
Дополнительные возможности Госключа
Госключ открывает широкий спектр возможностей для бизнеса. Например, с его помощью можно зарегистрировать новую компанию через Федеральную налоговую службу. Для этого необходимо загрузить все требуемые документы и подписать их с помощью Госключа. По тому же алгоритму осуществляется регистрация индивидуального предпринимателя.
Заключение
Госключ является отличным вариантом для работодателей, использующих КЭДО на портале “Работа России”, которые не против работать с двумя разными системами для подписания документов. В этом случае Госключ можно рассматривать как усиленную неквалифицированную электронную подпись, позволяющую осуществлять необходимый документооборот.
