Автоматизация системы управления персоналом – как эффективно управлять кадрами

Квалифицированные работники являются важным капиталом для любой организации, и управление ими требует особого внимания и эффективности. Как показала практика, успешная автоматизация и учет кадровых процессов играют ключевую роль в повышении эффективности деятельности бизнеса. Неграмотное управление персоналом, даже когда речь идет о высококлассных специалистах, может привести к неприемлемой текучести кадров и потере ценных сотрудников.

Критерии оценки работы сотрудников

Оценивать эффективность работы сотрудников только по количественным показателям — это изначально неверный подход. Нужно внедрять качественные показатели для анализа работы персонала. В этом контексте автоматизированная система управления персоналом может оказать значительное влияние.

Что такое автоматизация управления персоналом?

Автоматизация управления персоналом представляет собой процесс, который включает в себя разработку, внедрение и администрирование программного обеспечения для управления трудовыми ресурсами. Основным результатом такой автоматизации является повышение общей производительности работы кадровой службы.

Определение HRM-системы

Система управления персоналом (HRM-система) — это программное обеспечение, позволяющее автоматизировать стандартные бизнес-процессы, связанные с управлением кадрами в организации. Эта система обрабатывает множество процессов, включая количественные (расчетные) и качественные (аналитические) операции.

Основные задачи и цели HRM-системы

HRM-система выполняет две ключевые задачи: упорядочение расчетов и операций, связанных с управлением кадрами, и минимизацию текучести сотрудников.

Цели внедрения HRM-системы в компанию:

• Эффективное планирование и управление расходами на выплату заработной платы.
• Соблюдение всех правовых норм в области трудовых отношений.
• Управление различными бизнес-процессами, включая кадровые решения и расчет заработной платы, а также увеличение мотивации работников.
• Разработка стратегий для качественного роста и развития сотрудников.
• Создание комфортной рабочей среды для всех сотрудников.
• Поиск и подбор персонала.
• Управление навыками и компетенциями сотрудников.

Современные HRM-системы: особенности и уровни

Автоматизация управления персоналом осуществляется через специальные HRM-системы, которые классифицируются в зависимости от уровня автоматизации:

1. Расчетные системы (уровень 1). Это базовые решения, предназначенные для автоматизации расчета заработной платы, начислений, надбавок и налоговых отчислений. Такие системы не могут быть дополнены дополнительными модулями.
2. Учетные системы (уровень 2). Это программы, которые автоматизируют кадровый учет и позволяют выстроить грамотную кадровую политику. Учетные системы могут быть расширены с помощью дополнительных модулей.
3. Системы управления трудовыми ресурсами (уровень 3). Эти многофункциональные HRM-системы включают в себя функции первых двух уровней и позволяют разрабатывать программы обучения, проводить отбор персонала и выявлять наиболее ценные кадры. Кроме того, такие системы могут использоваться для формирование отчетности для контролирующих органов и внутренних нужд.

Эксперт. Классификация HRM-систем может приводить к путанице, поскольку некоторые функции могут пересекаться с системами управления предприятием (ERP), системами электронного документооборота (СЭД) и другими информационными системами. Поэтому важно предварительно определить проблемы в управлении персоналом и затем выбирать решение, которое наилучшим образом соответствует текущим задачам.

Когда внедрять HRM-систему?

Внедрение полноценной автоматизированной системы управления персоналом (уровень 3) оправдано в следующих случаях:

• В компании работает большое количество сотрудников.
• Организация имеет множество структурных подразделений, офисов и филиалов.
• Необходим сложный расчет зарплаты с учетом различных факторов (например, условия труда, квалификации, премии).
• Наблюдается высокая текучесть кадров.
• Существующие информационные системы не справляются с задачами управления персоналом.

Наиболее высокие потребности в HRM-системах наблюдаются в таких сферах, как торговля, финансовые услуги, строительство и машиностроение.

Преимущества использования HRM-систем

Исследования показывают, что около половины рабочего времени кадровых специалистов уходит на рутинные задачи, такие как разработка, заполнение и согласование кадровых документов. Главное преимущество внедрения автоматизированной системы заключается в экономии времени и снижении нагрузки на HR-специалистов.

Другие преимущества HRM-систем:

• Единая информационная база. Все персональные и корпоративные данные сотрудников хранятся в одной системе, что исключает необходимость в таких данных, как контакты, компетенции и обязанности в разных базах.
• Удобное управление задачами. Руководители могут формировать задачи и контролировать их выполнение, а сотрудники четко понимают свои задачи и цели.
• Автоматизация сложных процессов. Системы позволяют настраивать маршруты документов, требующих согласования, а участники процесса мгновенно получают уведомления о своей очереди.

Как выбрать подходящую HRM-систему?

HRM-системы третьего уровня достаточно сложны, многофункциональны и могут быть дорогими. Обычно такие системы выбирают крупные компании и корпорации с множеством филиалов. Для малого и среднего бизнеса эффективнее будет использовать учетные системы второго уровня, которые способны решить большинство текущих задач.

Системы первого уровня представляют собой базовые решения, которые обычно встраиваются в бухгалтерские программы. Они подходят для небольших организаций или индивидуальных предпринимателей.

ERP-системы и автоматизация управления персоналом

Говоря об автоматизации управления персоналом, нельзя не упомянуть и о ERP-системах. Это единые решения, которые обрабатывают данные от различных подразделений компании, таких как отдел кадров, бухгалтерия и склад. Идеальная ERP-система включает модули, связанные с управлением производственными процессами, учётом поставок и трудовыми ресурсами, а также финансовыми потоками.

Архитектура решений для автоматизации управления персоналом

Выделяют несколько архитектурных вариантов для автоматизации управления персоналом:

• Система электронного документооборота (СЭД) — самостоятельная система, настроенная для автоматизации управления кадровыми процессами.
• HRM и ERP-системы — включают основные функции системы электронного документооборота в виде дополнительных модулей.
• Интеграция СЭД с ERP и/или HRM-системами — перенаправление части функций по работе с документами из ERP/HRM в СЭД.

Эксперт. Для малого и среднего бизнеса наиболее доступным вариантом может стать настройка коммерческой системы электронного документооборота в виде веб-интерфейса или “коробочного” решения с возможностью интеграции с существующей системой управления персоналом.

Автоматизация кадрового документооборота и бизнес-процессов

Внедрение системы для кадрового электронного документооборота позволяет не только автоматизировать работу с кадровыми документами, но и управлять такими процессами, как:

• Учет рабочего времени.
• Оптимизация задач для повышения эффективности сотрудников.
• Управление персоналом, включая учет отпусков, больничных, командировок и аттестаций.
• Проектное управление — от разработки до контроля и управления проектами.
• Финансовое управление — от планирования бюджета до мониторинга финансовых потоков.

Один из примеров функции системы электронного документооборота заключается в возможности отслеживания выполнения работ сотрудниками. Обычно такие системы предлагают инструменты для совместной работы над проектами, планирования и распределения нагрузки. Обеспечивая четкое разграничение полномочий и прав доступа, такие системы существенно повышают эффективность взаимодействия сотрудников.

Преимущества электронного документооборота в управлении персоналом

Системы электронного документооборота (СЭД) играют ключевую роль в автоматизации процессов управления персоналом. Среди их основных преимуществ стоит отметить несколько важных аспектов:

1. Оптимизация взаимодействия с удалёнными сотрудниками. В СЭД взаимодействие происходит в режиме реального времени, что даёт возможность работникам оперативно оформлять отпуска и получать проекты документов для исправления. Эти функции существенно ускоряют процессы согласования и увеличивают общую продуктивность.
2. Обновления и корректировки в электронных документах. Все сотрудники в любой момент могут получить доступ к актуальным версиям документов. Это предотвращает возникновение ошибок и недоразумений, которые могут возникнуть, если проект документа менялся в процессе согласования.
3. Отслеживание получения и ознакомления с документами. Благодаря возможностям системы HR-менеджеры могут легко контролировать, ознакомился ли сотрудник с важными документами. Это позволяет обеспечить прозрачность в коммуникациях и повысить ответственность сотрудников.
4. Контроль работы сотрудников и проектной документации. Вся информация о внесённых изменениях сохраняется в системе, что даёт возможность отследить не только кто выполнил изменения, но и в какое время это произошло. Сотрудники работают только с актуальной информацией, что значительно повышает качество и скорость выполнения задач.
5. Электронное взаимодействие между работодателем и сотрудниками по основным кадровым процессам. Предустановленные шаблоны основных кадровых документов, таких как прием на работу, перевод и увольнение, делают процесс оформления быстрее и проще. Кадровикам не требуется тратить время на составление и согласование документов.

Дополнительные модули

В зависимости от выбранной системы кадрового электронного документооборота, возможно подключение дополнительных модулей, что позволяет углубить автоматизацию процессов, связанных с управлением персоналом. Например:

• Автоматизация командировок. Включает создание заявок на командировки, автоматический расчет суточных, а также бронирование и покупку билетов. Система упрощает процессы получения авансовых отчетов и связывает их с командировками.
• Автоматизация отпусков. В рамках СЭД сотрудники могут заранее планировать свои отпуска, а система автоматически состоит график отпусков и отправляет его на согласование руководителю. Все необходимые документы можно подписать с помощью личной электронной подписи, что существенно упрощает процесс.

Эксперт. Системы электронного документооборота могут включать и другие дополнительные модули, настроенные под конкретные бизнес-требования. При выборе платформы для СЭД важно уточнить у разработчика, какие возможности автоматизации управления персоналом предлагает система.

Вопросы и ответы

Замена HRM-системы системой электронного документооборота

Полной замены HRM-системы системой электронного документооборота не получится, так как они созданы для выполнения различных задач. Однако возможно интегрировать обе системы. Кроме того, существуют коммерческие системы электронного документооборота, которые предлагают настраиваемые модули для автоматизации ключевых кадровых процессов.

Когда целесообразно внедрять HRM-систему?

HRM-системы могут быть внедрены в любой компании, вне зависимости от её размера. Важно понимать, какие инструменты нужны конкретному бизнесу. На практике большинство компаний может использовать системы электронного документооборота с настраиваемыми модулями для автоматизации кадровых процессов. Это могут быть как “коробочные” решения, так и облачные сервисы.

Стоит ли внедрять связку «HRM – СЭД»?

Для крупных компаний, использующих полные возможности HRM-систем, создание отчетности и внутреннего документооборота может сделать использование отдельных платформ СЭД нецелесообразным. В других случаях имеет смысл рассмотреть возможность интеграции этих систем или внедрения лишь системы электронного документооборота.

Заключение

Работа HR-отдела часто сталкивается с различными трудностями, и при высокой нагрузке эффективность управления кадрами может снижаться. Автоматизация рутинных кадровых процессов, таких как расчёт зарплаты, учёт командировок и отпусков, а также мониторинг важных показателей, позволяет значительно облегчить работу HR-специалистов. Системы, которые позволяют планировать карьерный рост сотрудников, существенно повышают их мотивацию.

Малому и среднему бизнесу, как правило, нет смысла инвестировать в дорогостоящие программные решения для автоматизации управления персоналом. Большинство задач успешно решаются с помощью гибко настраиваемых модулей в системах электронного документооборота, что делает их более доступными и эффективными для управления персоналом.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Федеральный закон № 152-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 98-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 426-ФЗ (скачать).