Аутсорсинг кадрового персонала — это эффективное решение для организаций, стремящихся оптимизировать свои бизнес-процессы и передать часть задач специалистам специализированной компании. Такой подход имеет множество преимуществ, включая снижение затрат на работников, повышение качества выполнения работ и минимизацию кадровых рисков.
- Что такое аутсорсинг и его цели?
- Преимущества и недостатки аутсорсинга кадровых процессов
- Аутсорсинг для различных компаний
- Основные направления аутсорсинга кадрового делопроизводства
- Процесс организации аутсорсинга
- Как определить необходимость внедрения аутсорсинга кадровых услуг?
- Заключение
- Список источников
Что такое аутсорсинг и его цели?
Аутсорсинг представляет собой передачу определённых функций, связанных с управлением персоналом, сторонней организации. Это позволяет разгрузить собственные ресурсы и избавиться от необходимости нанимать новых сотрудников. Заказчик может делегировать подрядчику как часть своих бизнес-процессов, так и целиком. Соответственно, исполнитель принимает на себя частичную или полную ответственность за выполнение этих задач.
В некоторых случаях для более эффективного взаимодействия между заказчиком и исполнителем используется имплант — сотрудник из организации-подрядчика, который работает непосредственно в компании-заказчике. Он выступает связующим звеном, что упрощает обмен информацией и контроль выполнения задач.
Если вы планируете сотрудничество с аутсорсинговой компанией, вам необходимо будет заключить договоры ГПХ с исполнителем, а также оформление трудового договора между подрядчиком и его персоналом, если это потребуется.
Преимущества и недостатки аутсорсинга кадровых процессов
Основная выгода, которую дает аутсорсинг, заключается в экономии финансовых и человеческих ресурсов. Кроме того, компании получают доступ к высококвалифицированным специалистам и снижают риск ошибок, связанных с подбором персонала. Среди других преимуществ:
- Перемещение ответственности на подрядчика. Заказчик получает результат, даже в случае, если работники на аутсорсинге временно отсутствуют по различным причинам (болезнь, отпуск и т. д.).
- Повышение качества услуг. Исполнители, как правило, имеют больший опыт и необходимое оборудование для выполнения работ.
- Сосредоточение на ключевых задачах. Заказчик может сконцентрироваться на основных аспектах своего бизнеса, не отвлекаясь на второстепенные процессы.
- Снижение издержек на содержание дополнительного оборудования и работу с документацией. Эти расходы имеют значительное влияние на прибыль компании и должны быть оптимизированы.
- Конфиденциальность по отношению к заработной плате. Передача управления документами сторонней компании может исключить случайный доступ к внутренней информации.
- Передача финансовых рисков. Чаще всего аутсорсер берет на себя риски, связанные с финансовыми расчетами и качеством отчетности.
Важно отметить, что аутсорсинговые компании заинтересованы в достижении результата и минимизации ошибок, для чего разрабатывают внутренние методики контроля и оптимизации процессов.
Однако вместе с тем, аутсорсинг может иметь свои недостатки. Основной из них связан с риском сотрудничества с недобросовестными исполнителями, которые могут задерживать выплаты своим работникам, что, в свою очередь, скажется на качестве предоставляемых услуг. Другие возможные минусы:
- Угроза утечки конфиденциальных данных. Несмотря на подписание соглашения о неразглашении, риск утечек остается.
- Высокая стоимость услуг. Хотя в большинстве случаев аутсорсинг обходится дешевле, есть возможность столкнуться с перегретыми ценами за низкое качество.
Эти риски можно минимизировать при тщательной проработке условий договора об оказании услуг и заключении соответствующих соглашений.
Аутсорсинг для различных компаний
Аутсорсинг подходит прежде всего компаниям с высокими требованиями к кадровым ресурсам. В таких организациях трудно набирать новых сотрудников, поскольку каждый работник должен соответствовать определённым критериям. Например, это актуально для строительных компаний, где требования к квалификации работников строго регламентированы.
Компании, которым сложно контролировать все аспекты бизнес-процессов и которые готовы делегировать некоторые из них, также часто обращаются к аутсорсингу. Это особенно актуально при запуске новых проектов, когда приготовление и развитие нового направления требует максимального внимания.
Эксперт. Аутсорсинг может стать отличным решением для новых компаний на рынке, помогая избегать распространенных ошибок и позволять фокусироваться на главных задачах, в то время как второстепенные процессы берут на себя эксперты.
Заказчиком аутсорсинга может стать компания любого масштаба. Небольшие фирмы извлекают выгоду из аутсорсинга, так как это позволяет им сократить затраты на подбор, оформление и другие процессы, связанные с наймом. Крупные компании чаще всего прибегают к аутсорсингу, чтобы сосредоточиться на своих ключевых направлениях.
Основные направления аутсорсинга кадрового делопроизводства
HR-службы выполняют множество функций, но на аутсорсинг чаще всего отдают два направления: поиск и подбор персонала, а также кадровое делопроизводство. Рассмотрим каждое из них более подробно.
Поиск персонала через кадровые агентства. Многие компании обращаются к кадровым агентствам для эффективного и быстрого поиска подходящих кандидатов на различные вакансии. Эти агентства обслуживают клиентов разного масштаба — от стартапов до крупных предприятий. Команды таких организаций состоят из опытных консультантов с обширными базами данных. Они занимаются не только подбором персонала, но и обработкой резюме, проверкой документов и рекомендаций. Особенно часто такие услуги востребованы в производственной и строительной сферах, где компании нанимают работников массово или по проектам.
Кадровое делопроизводство. Этот процесс охватывает обработку всех необходимых кадровых документов, включая работу с личными данными сотрудников, составление договоров и разработку политик. Кадровое делопроизводство является важным компонентом управления персоналом и может повысить эффективность работы организации, удерживая ценные кадры и снижая затраты на труд.
Процесс организации аутсорсинга
Создание эффективного аутсорсинга проходит несколько этапов:
- Подготовка к передаче бизнес-процессов. Заказчику необходимо определить, какие функции будут переданы на аутсорсинг, а также установить ожидания по результатам и срокам. Важно составить техническое задание, чтобы обе стороны имели ясное представление о цели сотрудничества.
- Выбор аутсорсера. Важно оценить опыт и экспертизу компании, так как от этого зависит успешность выполнения задач.
- Заключение соглашения. После обсуждения условий происходит подписание договора, включая дополнительные соглашения по необходимости (например, о неразглашении).
- Внедрение. Если несколько сотрудников работают на аутсорсинге, связь может осуществляться через импланта (сотрудника подрядчика) или менеджера проекта. Они занимаются коммуникацией с заказчиком, контролем персонала, выполнением KPI и повышением эффективности.
Эксперт. При выборе аутсорсера важно убедиться в наличии необходимых ресурсов и оборудования для выполнения работы, а также в соблюдении стандартов безопасности труда.
Таким образом, аутсорсинг кадрового персонала может стать ключевым инструментом для компаний, стремящихся оптимизировать свои процессы и сосредоточиться на главных задачах.
Как определить необходимость внедрения аутсорсинга кадровых услуг?
Чтобы понять, стоит ли вашей компании внедрять аутсорсинг кадровых процессов, важно сначала определить текущие задачи и ответить на несколько ключевых вопросов. Вам нужно проанализировать количество сотрудников в организации, подумать о планах по масштабированию бизнеса, оценить необходимость делегирования определённых процессов и задуматься о наличии уникальных бизнес-проектов, которые требуют участия исключительно внутренних ресурсов.
Ответы на эти вопросы помогут вам принять обоснованное решение о целесообразности использования аутсорсинга. Кроме того, есть несколько ситуаций, которые однозначно указывают на необходимость обращения к сторонним специалистам в области управления персоналом.
- Увольнение кадрового специалиста. Если ваш HR-менеджер уходит из компании или возникают проблемы личного характера, это может серьезно затруднить выполнение текущих задач. В такой ситуации аутсорсинг станет отличным решением. Он не только поможет поддержать бесперебойность всех процессов, но и позволит избежать хаоса в управлении кадровыми документами.
Комментарий эксперта: Даже в самых критических ситуациях, например, когда кадровый работник уходит в разгар отчетного периода, обращение к аутсорсинговой компании окажется крайне полезным. Специалисты таких организаций могут быстро восстановить кадровый учет и взять на себя исполнение всех текущих функций, что позволит вам избежать серьезных проблем.
- Низкая квалификация кадровой службы. Если ваша команда кадровиков не обладает достаточной квалификацией и это приводит к ошибкам в расчетах и постоянным штрафам, это серьезный повод задуматься о внедрении аутсорсинга. Квалифицированные специалисты сторонней компании помогут устранить существующие недочеты и минимизировать риски, связанные с репутационными потерями.
- Высокая текучесть кадров. В случае, когда в вашей компании наблюдается большая текучесть, обработка большого объема кадровых документов может занять значительное количество времени и ресурсов. Аутсорсинг в этой ситуации станет оптимальным решением, так как он позволит освободить ваши внутренние ресурсы и сосредоточиться на более стратегических задачах.
- Минимизация трудовых споров и репутационных рисков. Профессиональные аутсорсинговые компании могут гарантировать стабильность и высокое качество выполняемых услуг, что поможет избежать трудовых споров и негативного влияния на репутацию вашей фирмы. Это также создает условия для стабильного роста компании и диверсификации бизнеса.
Заключение
Аутсорсинг представляет собой процесс передачи определённых задач и функций сторонним исполнителям. Чаще всего к нему прибегают для снижения затрат на содержание персонала, сосредоточения на ключевых бизнес-задачах или при запуске новых направлений деятельности.
Основная задача при внедрении аутсорсинга — это правильный выбор надежного исполнителя. Внимательно оцените квалификацию и опыт работы сотрудников аутсорсинговой компании, а также другие важные факторы, такие как репутация, отзывы клиентов и область экспертизы. Это позволит вам обеспечить успешное сотрудничество и получить максимальную выгоду от применения аутсорсинга в кадровых процессах вашей организации.
