Аудит кадровой документации: значение и цели

Аудит кадровой документации представляет собой процесс проверки всех имеющихся кадровых документов на предприятии. Основная цель данного анализа заключается в установлении соответствия документов действующему законодательству и внутренним локальным актам организации. Эффективная организация кадрового делопроизводства включает обязательное заполнение всевозможных документов. Однако многие руководители не уделяют достаточного внимания контролю их правильного оформления, что может привести к серьезным ошибкам и негативным последствиям для предприятия.

В данной статье мы рассмотрим основные цели аудита кадровой документации, способы проверки на наличие ошибок и правильность оформления, а также стратегии устранения выявленных недостатков и недопущения штрафов.

Цели проведения аудита кадровой документации

Руководство организации может самостоятельно провести проверку кадровых документов, однако в большинстве случаев более целесообразно обращаться к сторонним специалистам. Полный аудит может включать несколько ключевых целей:

1. Проверка ведения кадрового делопроизводства. В рамках аудита оценивается фактическое состояние документов и соблюдение правил делопроизводства. Часто в процессе проверки выявляются серьезные нарушения или отсутствующие документы, что требует оперативного вмешательства кадровой службы для устранения недочётов.
2. Оценка эффективности управления персоналом. Анализ кадровой документации позволяет выявить ошибки в кадровой политике и своевременно скорректировать стратегию управления персоналом.
3. Анализ работы сотрудников кадрового отдела. Аудит помогает выявить недостатки в работе кадровиков, которые могли возникнуть из-за небрежного отношения к своим обязанностям или низкой квалификации.
4. Совершенствование системы управления персоналом. Аудит кадрового потенциала позволяет разработать комплекс мероприятий, направленных на повышение эффективности работы с сотрудниками.
5. Предотвращение нарушений трудового законодательства. Ошибки в кадровых документах могут привести к судебным искам против компании или отдельных сотрудников. Проведение аудита и своевременное исправление ошибок помогают избежать негативных последствий.

Все инвестиции в аудит в конечном итоге оправдаются, так как в результате проверки можно значительно улучшить систему документооборота, устранить ошибки и избежать серьезных проблем для предприятия. Внедрение системы электронного документооборота «Добыто. Документы» может стать оптимальным решением.

Эксперт. Обращение к специалистам для проведения аудита стоит недешево, однако затраты окажутся значительно меньше сумм штрафов и компенсаций, которые придется выплачивать организации из-за кадровых ошибок.

Необходимость проведения кадрового аудита

Основная цель аудита кадровой документации заключается в выявлении потенциальных рисков для предприятия и нарушений законодательства, которые могут негативно сказаться как на работе организации, так и на её сотрудниках. Рекомендуется проводить кадровый аудит раз в три года, однако в определенных ситуациях это может понадобиться чаще.

Кадровый аудит следует проводить регулярно, особенно в следующих случаях:

• При смене руководства. Новый директор должен убедиться, что в работе кадрового отдела не было допущено ошибок, способных негативно повлиять на функционирование компании в будущем.
• При увольнении сотрудников отдела кадров. Если в их работе были выявлены грубые ошибки, будет сложно привлечь их к ответственности после их ухода.
• Перед проверками надзорных органов. Вне зависимости от того, плановая это проверка или нет, кадровая служба должна быть готова к ней.
• Перед архивированием кадровых документов. Прежде чем отправить документы на хранение, важно удостовериться в их правильности, чтобы избежать проблем для сотрудников, например, при выходе на пенсию.
• При изменениях в трудовом законодательстве. Проверка позволит выявить недочёты и привести документацию в соответствие с новыми нормами.

Эксперт. Проводится кадровый аудит обычно по мере необходимости. Он может быть как полным, так и выборочным. Например, можно особо тщательно проверить только то, что чаще всего проверяют надзорные ведомства, либо те документы, в которых чаще всего допускаются ошибки. Это позволит сэкономить время и при этом не допустить в будущем штрафов.

Какие документы подлежат обязательной проверке?

Некоторые виды документов требуют особого внимания из-за сложности заполнения и частых изменений в законодательстве. Необходимо оперативно адаптировать кадровую документацию к новым требованиям, чтобы избежать возможных претензий со стороны контролирующих органов.

К числу документов, которые необходимо тщательно проверить, относятся:

• Правила внутреннего распорядка (ПВР). Этот документ описывает основные права и обязанности как работодателя, так и сотрудников, определяет режим работы и правила поведения на рабочем месте.
• Документы, связанные с обработкой персональных данных. Особое внимание следует уделить документам, касающимся личной информации сотрудников, так как они подлежат первоочередной проверке Государственной инспекцией труда.
• Трудовые договоры. Эти документы должны быть заполнены корректно, поскольку любые ошибки могут привести к трудовым спорам. Регулярная проверка позволит своевременно выявить неверные сведения.
• Штатное расписание. Этот документ должен фиксировать равные оклады для сотрудников на одной должности, чтобы избежать дискриминации. Хоть фактические зарплаты могут различаться за счет премий и надбавок, оклад должен оставаться единым.
• График отпусков. Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан составить график отпусков для всех сотрудников за две недели до начала календарного года. В графике должны быть указаны все проходящие отпуска.

Эксперт. Государственная инспекция труда (ГИТ) обычно проверяет не только правильность заполнения графика отпусков, но и их продолжительность. Каждый сотрудник имеет право на минимум 28 дней отпуска в год и любые дополнительные дни также должны быть отражены в графике.

Следующие документы также обязательно проверяются:

• Табель учета рабочего времени. Данный документ является основой для начисления заработной платы, и к его заполнению следует подходить с особой внимательностью. Инспекторы ГИТ должны убедиться в отсутствии неоплачиваемых переработок и превышения нормы часов.
• График сменности. Этот документ обязателен для организаций с сменным режимом работы. Работодатель должен строго соблюдать правила, установленные Трудовым кодексом, касающиеся обязательных перерывов между сменами.

Кроме вышеперечисленных документов, требуется проверка правильности заполнения личных карточек сотрудников (форма Т-2), расчетных листков, а также приказов и уведомлений от работодателя.

Ключевые направления аудита, важные аспекты

К особым требованиям следует отнести трудовые книжки. Многие организации постепенно переходят на электронный формат, однако некоторым работникам, особенно предпенсионного возраста, это может быть неудобно. Поэтому важно тщательно проверять записи в трудовых книжках, поскольку любые ошибки или исправления могут привести к тому, что запись будет признана недействительной.

Если работники согласны на переход на электронные трудовые книжки, риск возникновения ошибок минимален, что исключает вероятность негативных последствий для предприятия. Однако данное согласие должно быть оформлено в письменном виде. Все необходимые формы, включая заявки на переход на электронные трудовые книжки, можно оформить через систему ЭДО «Добыто. Документы».

Важность проведения кадрового аудита

Регулярное проведение аудита кадровой документации — это не только способ избежать начисления штрафов, но и множества других преимуществ для организации. Давайте рассмотрим основные выгоды, которые предоставляет такой аудит:

1. Анализ реального состояния кадровых документов. Каждый руководитель должен быть осведомлён о состоянии кадровой документации и выявить наиболее уязвимые места, требующие регулярного контроля. Это позволяет избежать недоразумений и неэффективного управления.
2. Выявление нарушений трудового законодательства. Периодический аудит помогает обнаружить нарушения до того, как они приведут к серьёзным последствиям, таким как судебные иски или большие штрафы. Это предоставляет работодателю возможность заранее исправить выявленные недостатки.
3. Обновление кадровой документации. Учитывая изменения в законодательстве, регулярное проведение аудита позволяет оперативно выявить устаревшие формы и журналы, в результате чего можно избежать потенциальных проблем для предприятия.

Кадровый аудит — это тщательная проверка всей документации, рекомендованная для систематического осуществления на любом предприятии. Она позволяет не только выявить и исправить ошибки, но и поддерживать кадровую документацию в безупречном состоянии.

Оформление результатов аудита

Важно не только своевременно провести аудит кадровой документации, но и корректно оформить его результаты. Это необходимо для систематизации собранной информации и ускорения устранения выявленных ошибок. По итогам аудита составляется акт, отчет или заключение, в которое вносятся все обнаруженные недостатки.

На основании этой информации работодатель может издать приказ, который назначает конкретных ответственных лиц за исправление нарушений, а также устанавливает четкие сроки для выполнения этих задач. Такой подход позволяет руководителю контролировать процесс устранения недостатков и гарантировать отсутствие крупных штрафов при последующих проверках.

Если аудиторская проверка проводится сторонней организацией, аналогичным образом составляется акт с зафиксированными нарушениями. Специалист, проведший аудит, предоставляет руководству компании этот акт, на основе которого руководитель может подготовить приказ об устранении выявленных недостатков.

Следует отметить, что для нарушений трудового законодательства существует срок давности в один год, как указано в статье 4.5 Кодекса административных правонарушений Российской Федерации. Если нарушение выявлено позднее этого срока, инспектор не сможет наложить штраф. Однако стоит учитывать, что могут быть предъявлены иски от работников, чьи права были нарушены вследствие ошибок в документации.

Переход на электронный кадровый документооборот

С ноября 2022 года вступили в силу новые законодательные нормы, разрешающие оформление кадровых документов исключительно в электронной форме, без необходимости создания бумажных версий. Новая законодательная база позволяет собирать, хранить и обрабатывать информацию сотрудников с применением электронных технологий. Хранение данных на электронных носителях значительно упрощает процесс поиска необходимой информации. Для ведения кадрового документооборота в цифровом формате предлагает свои функции система «Добыто. Документы».

Для перехода на электронный документооборот требуется издать распоряжение руководства и получить согласие уполномоченного представителя профсоюза. Работники должны быть уведомлены о том, что их данные будут храниться в электронном виде.

Подлинность электронных документов будет подтверждаться с помощью электронной цифровой подписи, которая представляет собой специализированный код, позволяющий заверить документ и придать ему юридическую силу.

Преимущества перехода на электронное оформление кадровых документов

Переход на электронный кадровый документооборот является выгодным решением для компаний различного масштаба. У данного подхода есть несколько ключевых преимуществ:

1. Снижение риска ошибок. Заполнение электронных документов менее подвержено ошибкам, так как система позволяет проверять информацию на этапе заполнения, что помогает избежать негативных последствий.
2. Экономия времени. Процесс заполнения документов в электронном формате гораздо быстрее и проще, что значительно увеличивает продуктивность работы кадровых специалистов.
3. Возможности удаленной работы. Переход на электронный документооборот позволяет заключать трудовые договоры и вести взаимодействие с сотрудниками из разных регионов без необходимости их физического присутствия в офисе.
4. Упрощение внесения изменений. Ответственные лица могут оперативно реагировать на выявленные ошибки и вносить корректировки, предотвращая возможные негативные последствия.

Переход на электронный документооборот минимизирует вероятность ошибок и устраняет множество негативных последствий для организации. Отказ от устаревших методов оформления документации становится важным шагом на пути к развитию компании.

Заключение

Внедрение электронного документооборота значительно упрощает управление кадровой документацией. Система электронного подписания кадровых документов позволяет правильно заполнять всю необходимую документацию с первого раза, что существенно снижает вероятность возникновения ошибок.

В результате организация не только защищает себя от крупных штрафов и судебных претензий со стороны работников, но и повышает эффективность работы кадровых служб, сокращая временные затраты на оформление документации. Использование современных информационных технологий открывает новые горизонты для оптимизации кадровых процессов и улучшает общее управление персоналом в организации.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать);
• Федеральный закон № 152-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 98-ФЗ (скачать);
• Федеральный закон № 426-ФЗ (скачать).