Notion — это многофункциональный сервис-органайзер, предназначенный для планирования проектов и задач. Его можно использовать как для индивидуального планирования по бесплатной персональной лицензии, так и в качестве корпоративного решения, охватывающего широкий спектр задач, начинающихся от управления персоналом и заканчивая анализом эффективности бизнес-процессов. Разработкой Notion занималась компания Notion Labs, Inc.
Данный инструмент способен заменить множество других программ, при этом его использование более удобно и эффективно. В этой статье мы подробно рассмотрим функциональные возможности приложения, а также выявим российские разработки, которые могут стать достойной альтернативой Notion.
Особенности и функциональные возможности
Notion позиционируется как приложение «всё в одном», позволяющее создавать многофункциональные рабочие пространства. Под такими рабочими пространствами понимаются различные функции, представляющие собой отдельные приложения:
- Создание и редактирование документов. Пользователи могут открывать доступ к своим документам для коллег, вносить изменения в реальном времени и синхронизировать информацию.
- Работа с электронными таблицами. Благодаря почти неограниченным возможностям настройки Notion может служить заменой CRM-системам, Google Sheets и Microsoft Excel.
- Ведение заметок. Пользователи могут фиксировать бизнес-идеи, маркетинговые предположения и другие важные мысли.
- Составление списка дел. Приложение позволяет наглядно представлять списки задач как для отдельных сотрудников, так и для целых подразделений.
- Создание базы знаний. Notion позволяет формировать мини-информационные системы на подобии Wiki, с индивидуальными фильтрами и навигацией.
- Интеграция с календарем. С помощью данного приложения легко организовать свое время, заменив привычные планировщики.
Одним из ключевых достоинств Notion является возможность объединения файлов различных форматов в рамках одного проекта.
Для бизнеса Notion предлагает множество возможностей, включая:
- составление дорожной карты для сложных проектов и отслеживание выполнения задач;
- обмен документами и совместная работа, включая возможность внесения комментариев в режиме реального времени;
- разработка документации, особенно полезной для IT-компаний, включая базу знаний о продукции;
- публикация вакансий, что может быть полезным для HR-отделов.
Приложение доступно как на ПК, так и на мобильных устройствах, а также через веб-браузер, что позволяет сотрудникам получать доступ к проектам в любое время и в любом месте.
Notion представляет собой набор модулей, которые можно настраивать и перетаскивать в рабочем пространстве в зависимости от потребностей конкретного бизнеса, что делает его отличной альтернативой корпоративным порталам и инструментом для планирования сложных проектов.
Преимущества и недостатки Notion
Преимущества:
- Универсальность. Приложение подходит для решения различных задач, в том числе и для кадрового делопроизводства, если рабочее пространство настроено правильно.
- Удобство совместной работы. Команда может совместно трудиться над проектами, обсуждать идеи и оставлять комментарии, получая уведомления о новых упоминаниях.
- Импорт данных. Notion поддерживает интеграцию с такими сервисами, как Trello, Google Docs и Evernote, а также с мессенджером Slack.
- Доступ с любого устройства. Пользователи могут работать как в приложении, так и в веб-версии, что обеспечивает гибкость в использовании.
Недостатки:
- Необходимость обучения. Пользователям потребуется время для освоения шаблонов и модулей, а также для их настройки.
- Отсутствие интеграции с корпоративными системами. Notion не поддерживает интеграцию с другими информационными системами, HRM-системами или системами электронного документооборота.
- Англоязычный интерфейс. Хотя это не является критическим недостатком, для некоторых пользователей английский интерфейс может представлять определенные сложности.
Системы управления проектами не являются новыми инструментами для бизнеса и востребованы во всех организациях, где есть команды и процессы, требующие анализа и планирования. Тем не менее, Notion — это не единственный доступный инструмент для российских пользователей, так как отечественные разработчики активно внедряют собственные аналоги, обладающие схожими функциональными возможностями.
Эксперт. С 2016 года в России активно происходит процесс импортозамещения в сфере IT. Первоначально внимание к российским разработкам проявляли только государственные учреждения, но в последние годы коммерческим организациям также стоит задуматься о переходе на аналоги успешных зарубежных платформ.
Популярные российские аналоги Notion
На российском рынке представлено множество SaaS-сервисов, похожих на Notion, которые могут варьироваться по функционалу. Мы рассмотрим несколько из них, относящихся к классу no-code платформ, которые не требуют привлечения программистов для настройки.
Наиболее известными аналогами Notion являются:
- ПланФикс (Planfix, Inc.);
- Moo.Team (ООО «АлаичЪ и Ко»);
- WEEEK (ООО «ВИИИК»).
При выборе программ необходимо учитывать соответствие российским законодательным требованиям по защите персональных данных. Кроме того, важно помнить, что задача этих инструментов заключается в ведении корпоративной базы знаний. Поэтому при выборе подходящего аналога особое внимание следует уделять удобству использования и юзабилити.
ПланФикс
ПланФикс представляет собой конструктор систем управления, который позволяет организациям легко адаптировать систему под свои бизнес-процессы, не прибегая к помощи специалистов по программированию. Платформа объединяет все отделы компании и позволяет настраивать объекты, такие как «Задача», «Действие» и «Проект» в соответствии с конкретными нуждами бизнеса.
Функционал ПланФикс:
- создание расписаний и отчетов, выставление приоритетов;
- использование диаграммы Ганта для оценки и учета расходов, а также шаблонов для проектов;
- уведомления о статусе задач и система комментирования;
- тайм-менеджмент и управление документами;
- чат для обмена сообщениями и работа с корпоративной электронной почтой;
- гибкая настройка доступа и возможность добавления гостевых пользователей.
Преимущества:
- универсальность и адаптивность инструментов под конкретные задачи;
- возможность интеграции всех подразделений компании;
- отличная техническая поддержка и быстрый отклик на запросы пользователей;
- готовые шаблоны для различных бизнес-направлений;
- доступная ценовая политика;
- поддержка на веб-платформе, а также для iOS и Android.
Недостатки:
- ограничения в бесплатной версии, что может сделать её недостаточной даже для индивидуальных предпринимателей;
- начиная работу с системой, пользователи могут столкнуться с трудностями в первичной настройке из-за многофункциональности;
- после окончания тарифного плана доступ к данным может быть ограничен.
База знаний в ПланФикс строится на принципе использования справочников, где можно создавать ссылки на другие справочные элементы. Например, при найме новых сотрудников можно направить им ссылки на должностные инструкции и другие локальные нормативные акты, с которыми им предстоит ознакомиться до подписания контракта.
Также существует возможность разграничить доступ к записи справочника для разных категорий пользователей, что позволяет, например, кадровикам вносить изменения в данные, в то время как рядовые сотрудники могут только просматривать информацию.
Эксперт. На российском рынке ПланФикс выступает в роли серьезного многофункционального решения для управления проектами, однако в качестве системы для создания базы знаний он может показаться менее привычным и достаточно простым для опытных пользователей.
Moo.Team
Moo.Team представляет собой российскую разработку, которая объединяет в себе функции CRM и ERP-системы, а также тайм-трейкера и другие полезные инструменты для бизнеса. Стандартный функционал включает в себя планирование времени, постановку задач для сотрудников и отделов, управление проектами, а также хранение важной информации, заметок и статей в одном месте.
Moo.Team — это гибкое решение, подходящее для любого бизнеса, где необходима командная работа, организация задач и использование аналитических инструментов. Чаще всего сервис применяется в IT-сфере, но также проявил свою эффективность в командах по тимбилдингу, организации мероприятий, в рекламных агентствах, студиях дизайна и малом бизнесе, включая HR-отделы.
Функциональные возможности:
- Командная работа и тайм-менеджмент. Управление проектами с делегированием задач и расчетом заработной платы сотрудников.
- Управление персоналом. Отслеживание активности сотрудников в режиме реального времени.
- Уведомления. Отправка уведомлений по электронной почте и через Telegram с возможностью быстрого ответа, не заходя в учетную запись.
- Внутренняя база знаний. Гибкие настройки и доступ к правам.
- Календарь. Возможность составления графиков отпусков и учета рабочего времени.
Также предусмотрена интеграция с такими инструментами, как Google Docs, Яндекс.Вебмастер, Яндекс.Метрика и сервисом DaData. В системе можно установить таймер по каждой задаче, а все проекты визуализируются через дашборды.
Основные элементы интерфейса включают: «Команда», «Проекты», «Задачи», «Отчеты», «Календарь» и настройки «Доступов».
Преимущества:
- Без ограничений на функционал. На любом тарифном плане пользователям доступны все функции сервиса.
- Гибкая система ценообразования. Пользователям предлагаются возможности добавления пользователей или проектов без необходимости перехода на более дорогие тарифы, что способствует снижению расходов.
- Удобный модуль зарплат и автоматизированный календарь для учета отпусков. Это удобно для кадровиков и HR-отделов, особенно малых компаний, где нет необходимости в дорогостоящих системах.
Недостатки:
- отсутствие функционала для управления документами;
- нет многофакторной аутентификации;
- работа только в облаке — отсутствие приложений для мобильных платформ Android и iOS.
Эксперт. В целом, Moo.Team является неплохим выбором для малого бизнеса, IT-компаний, дизайнерских студий и рекламных агентств. Важно учитывать, что функционал программы постоянно дорабатывается. С одной стороны, это дает возможность улучшать систему и добавлять новые функции, с другой стороны, пользователям может быть неудобно адаптироваться к изменениям, которые могут происходить со временем. Ознакомиться с основными функциями программы можно в демоверсии.
WEEEK
WEEEK — это сервис для управления проектами и задачами, предназначенный для небольших и средних команд, работающих в сфере маркетинга, рекламы, дизайна, образования, HR, производства и IT. Он объединяет в себе пять ключевых сервисов: «Задачи», CRM, «База знаний», «Пользователи» и «Аналитика». Основное внимание при этом уделяется функционалу таск-менеджера.
WEEEK поддерживает интеграцию с различными системами, такими как Figma, Google Docs, Miro, Trello, OneDrive и Яндекс.Календарь.
Функциональные возможности:
- Управление задачами. Поддержка различных форматов отображения задач: списки, доски, календари, диаграмма Ганта.
- Оценка времени. Отслеживание затраченного времени на задачи для оптимизации будущих проектов.
- Agile и Scrum. Возможность построения процессов по методологиям Agile и Scrum.
- Уведомления. Уведомления поступают не только на электронную почту и Telegram, но и на платформы Slack и ВКонтакте.
- База знаний. Возможность создания библиотеки документов с древовидной структурой и использованием мультимедийных файлов, публикация контента без возможности редактирования.
- CRM-модуль. Удобный интерфейс для работы с клиентской базой, позволяет визуализировать количество сделок и связывать их с документами и задачами.
WEEEK предоставляет мощные аналитические инструменты, а отчеты можно экспортировать в стандартные форматы: Excel, CSV, JSON. Сервис доступен как веб-приложение, так и в виде приложений для Android, iOS, Windows и Mac.
Преимущества:
- Удобный интерфейс. Интуитивно понятное управление, время на освоение минимально.
- Разграничение доступа. Возможность настройки доступа для группы пользователей и многофакторная аутентификация.
- Эффективная служба поддержки. Быстрое решение проблем через Telegram.
Недостатки:
- Отсутствие резервного копирования. Данные не сохраняются в нескольких местах.
- Ограниченные возможности отчетности. Не предусмотрено создание полноценных, кастомизируемых отчетов.
- Невозможность отвечать на задачи непосредственно из электронной почты.
Эксперт. WEEEK является полноценным инструментом для управления проектами, предлагая необходимый минимум функций для эффективного планирования и организации работы. Благодаря интуитивному интерфейсу пользователи смогут быстро освоить сервис, даже не имея опыта работы с подобными приложениями. Хотя некоторые нужные функции в данный момент отсутствуют, сервис продолжает развиваться, и эти дополнения могут появиться в будущем (например, усовершенствованная работа с отчетами).
Заключение
Выбор системы управления проектами может оказаться непростой задачей. Базовый функционал различных систем часто схож, и при сравнении важно обратить внимание на удобство применения, тарифные планы, возможности интеграции с другими приложениями и системами.
Сервисы управления проектами продолжают эволюционировать. Даже если некоторые функции сейчас отсутствуют или требуют доработки, вполне возможно, что они появятся в скором времени.
Поскольку SaaS-системы предназначены для совместной работы команд, следует учитывать, насколько удобно коллективам будет взаимодействовать внутри той или иной платформы.
В итоге, системы управления проектами сочетают в себе функционал нескольких инструментов, предоставляя доступ к ним из одного централизованного места. Это исключает необходимость постоянного переключения между разными приложениями и вкладками. Благодаря возможности разграничения доступа, различные пользователи могут взаимодействовать только с необходимыми инструментами, что делает рабочий процесс более эффективным. Все рассмотренные системы поддерживают функции для создания баз знаний, аналитики и планирования бизнес-процессов.
