1С КЭДО: кадровый электронный документооборот

Программный комплекс «1С» значительно упрощает ведение электронного документооборота на предприятии. Федеральный закон 377-ФЗ от 22.11.2021 разрешает вести в электронном виде большинство кадровых документов, за исключением заявлений на увольнение, инструктажей по охране труда и некоторых других видов документации. Цифровой формат значительно упрощает работу с документами, ускоряет обмен данными в организации, причем многие документы можно создавать без бумажных аналогов.

Читайте, какие преимущества дает использование системы 1С КЭДО, что нужно учесть при установке и настройке программы, какие требования предусматривает разработчик.

Преимущества системы «1С» для кадрового документооборота

Организация вправе самостоятельно выбирать, какую систему использовать для кадрового документооборота. Для сотрудников предоставление доступа к ней будет бесплатным, организациям чаще всего предоставляется платный доступ с необходимостью периодического продления подписки

Одним из самых распространенных сервисов КЭДО – «1С: Кабинет сотрудника». Программа предназначена для создания, подписания, использования кадровой документации в цифровом формате. Сервис позволяет упростить и ускорить взаимодействие между работниками и работодателями: он позволяет быстрее получить требуемую информацию от бухгалтерии и отдела кадров.

У этого сервиса есть сразу несколько важных преимуществ:

• Интеграция с другими программными продуктами «1С». Это упрощает его подключение к бухгалтерии и кадровому учету на предприятиях любого масштаба. Он станет частью программного обеспечения предприятия для отказа от бумажного документооборота.
• Удобная система работы. Доступ к программе возможен через мобильные устройства, а также через браузер персонального компьютера. Это упрощает доступ для сотрудников.
• Соблюдение норм законодательства. Использование такого сервиса дает возможность выдавать расчетные листки в соответствии со ст. 136 ТК РФ.
• Ускорение кадрового документооборота. На внесение изменений в документы и ознакомление с ними сотрудников будут уходить не целые дни, а несколько минут, при этом соблюдаются все кадровые законодательные требования.
• Улучшение условий труда и повышение лояльности персонала. Сотрудникам будет намного проще обратиться в отдел кадров или бухгалтерию, получить интересующую их информацию.

Установка программы требует затрат, однако они будут полностью оправданы улучшением бизнес-процессов на предприятии. Документы будут обрабатываться быстрее, поэтому у сотрудников будет меньше претензий к руководству. Сотрудники отдела кадров и бухгалтерии будут освобождены от выполнения целого ряда рутинных операций. Это позволит выделить время для выполнения более важных дел.

Дополнительные плюсы при использовании приложения

Переход на электронный кадровый документооборот – это возможность повысить эффективность бизнес-процессов, сделать взаимодействие с персоналом организации более быстрым и эффективным. Помимо перечисленных плюсов, программа открывает для руководства организации, бухгалтерии и кадрового отдела несколько дополнительных возможностей:

• Возможность загружать собственные печатные формы документов. Например, можно подготовить шаблон трудового договора и загрузить его в программу. По мере необходимости такие шаблоны можно отправлять сотрудникам, чтобы обеспечить быстрое заполнение и подписание заявлений или договоров.
• Более быстрая обработка заявлений. В результате сотрудникам будет намного проще добиться от бухгалтерии выполнения нужных действий.
• Уменьшение вероятности ошибок. Поскольку большая часть информации обрабатывается программным комплексом, существенно уменьшается риск неточностей в расчетах. В результате не будет ошибок, которые могут дорого обойтись и организации, и персоналу.
• Снижается риск конфликтных ситуаций и жалоб в надзорные органы. Взаимодействие с организацией становится более простым и прозрачным для всех участников, поэтому пропадают причины конфликтовать. Например, сотрудник будет детально понимать, как начисляется его зарплата и от чего она зависит. Также можно будет сразу видеть накопленные дни отпуска, чтобы знать, на что можно рассчитывать.
• Экономия средств на канцелярские принадлежности. Организации приходится намного меньше тратить на бумагу, чернила для принтеров скрепки и другие товары, которые при большом объеме работы составляют существенную статью расходов.

В результате упрощается работа персонала, становится намного проще решать повседневные задачи. Бумажный документооборот все больше превращается в пережиток прошлого, переход на КЭДО открывает новые возможности для предприятия.

Мнение эксперта. При внедрении КЭДО не стоит забывать об обязательном обучении сотрудников. Многим работникам, особенно старшего возраста, бывает непросто приспособиться к нововведениям, из–за этого могут возникать ошибки и сложности при работе с программой. Обучение работе с программой поможет персоналу разобраться в ее возможностях, чтобы использовать все ее плюсы. Не менее важно обучение кадровиков и бухгалтеров, они должны хорошо разбираться во всех возможностях программы и тонкостях работы с ней.

Как работает программный модуль «1С: Кабинет сотрудника»?

Подключение программы «1С: Кабинет сотрудника» будет особенно выгодным для больших организаций, в штате которых работает 50 человек и более. В таких условиях уже сложно организовать слаженную работу между отделами, а также обеспечить персоналу свободный доступ к бухгалтерии для решения возникающих вопросов. Установка специальной программы позволяет существенно упростить взаимодействие между руководством и подчиненными.

Программа работает при установке на локальный сервер предприятия и в облачном сервисе «1С:Фреш». Второй вариант подходит для организаций, имеющих устройства небольшой мощности, что затрудняет работу программы. Облачный сервис открывает доступ ко всем возможностям приложения, но при этом требует минимальных программных мощностей.

Мнение эксперта. Кадровый электронный документооборот – это конкурентное преимущество, так как в организации ускоряются бизнес–процессы. Все вопросы решаются быстрее, это станет преимуществом для сотрудников и важным плюсом в имидже организации.

Сервис позволяет вести все процессы кадрового учета в организации. Их не нужно будет дублировать, не нужно устанавливать дополнительные программные комплексы. В программе сразу выполняются все необходимые действия, сохраняется введенная информация. Сервис обладает следующими возможностями:

• Рассылка и подтверждение информации о зарплате. Электронное уведомление подписывается с использованием неквалифицированной электронной подписи.
• Подача заявлений на отпуск. Сотрудник в своем личном кабинете сразу может видеть, сколько у него было накоплено дней оплачиваемого отпуска.
• Подача заявлений руководству. С помощью программы сотрудник может, например, взять день без содержания, сообщить о болезни, отправке в командировку или других обстоятельствах.
• Подача заявок на внесение изменений в личные данные сотрудника. Например, это изменение фамилии сотрудницы при замужестве, изменение семейного положения, рождение ребенка и другие новые данные.
• Запрос справок: 2-НДФЛ для получения кредитов, справка о трудоустройстве и другие документы. Работник, являющийся родителем ребенка-инвалида, может подать заявление на предоставление дополнительных отпускных дней в соответствии с законодательством.

В результате сотруднику ненужно по каждому возникающему вопросу отрываться от работы и идти в бухгалтерию, ждать и напрасно терять время. Он может выполнить все необходимые действия в личном кабинете сотрудника, а бухгалтерия или отдел кадров мгновенно получат запрос.

Возможности бухгалтера при использовании программы

Установка программного комплекса удобна не только для сотрудников, но и для бухгалтерии. После установки программы бухгалтер организации получает доступ в личный кабинет, в котором может выполнять следующие действия:

• Передача расчетных листков сотрудникам. При этом их не требуется распечатывать, не нужно раздавать их персоналу вручную с риском утечки ненужной информации. Каждый работник может перейти в свой личный кабинет и получить полные данные о начисленной и выданной зарплате, удержанных налогах и т.д.
• Подписание документов неквалифицированной электронной подписью от имени работодателя. Заверенные таким образом электронные версии документов полностью приравниваются к бумажным, у проверяющих органов не возникнет никаких вопросов.
• Принятие от сотрудников заявок на выдачу справок и выполнение других действий. Для этого не требуется получать бумажные заявления.
• Утверждение изменений в личных данных сотрудников непосредственно в программе «1С».

Мнение эксперта. Установка программы будет полезна и бухгалтерии, и кадровой службе. Особенно это удобно для больших предприятий с разветвленной структурой и множеством отделов. Бухгалтер и кадровик сразу получают доступ ко всей информации о персонале, и можно будет в несколько движений выполнить все требуемые действия. Сотрудникам приходится намного меньше ждать выдачи справок и предоставления расчетных листков.

Электронные подписи для использования программного комплекса

Чтобы работать с программой бухгалтер и кадровик должны иметь квалифицированную электронную подпись. Она представляет собой случайный код, который фиксируется на флешке и используется для заверения большого количества документов. После установки электронной подписи в документ уже нельзя вносить изменения – это подтверждает его подлинность.

Для использования программы электронные подписи потребуются и сотрудникам – это позволит подавать в бухгалтерию и кадровую службу заявления и другие документы. Работникам достаточно иметь неквалифицированную электронную подпись – для этого используется пароль, который потребуется работнику для доступа в личный кабинет. С помощью пароля данные сотрудника изолируются от других пользователей, никто посторонний не сможет выполнить за него какое-либо действие.

Неквалифицированная подпись имеет ограниченный срок действия – он составляет 2 года. После завершения того срока доступ потребуется обновить. Это позволяет исключить доступ к корпоративным данным уволенным сотрудникам и тем, кто каким-либо образом неправомерно получил пароль.

Стоимость установки «1С: Кабинет сотрудника»

Пользование программным комплексом «1С» будет платным для организации. Стоимость доступа зависит от количества подключенных аккаунтов сотрудников. Одна организация может купить несколько лицензий в зависимости то того, какой вариант окажется наиболее выгодным. Например, если численность персонала организации составляет 280 человек, можно приобрести две лицензии «до 200 сотрудников» и «до 100 сотрудников», что в результате позволит набрать требуемое количество личных кабинетов.

Пользователям предоставляется бесплатный тестовый период, его продолжительность составляет 45 дней. Это дает возможность оценить возможности программы и попробовать различные функции. И бухгалтеры, и сотрудники кадрового ведомства, и рядовые сотрудники смогут убедиться, что подключение программы дает значительные преимущества.

Использование программного комплекса при работе с удаленными сотрудниками

Удаленные сотрудники начинают работу в организации на тех же основаниях, что и штатные работники. Они должны заключить трудовой договор и получить доступ к личному кабинету сотрудника: для этого предоставляется пароль, открывающий доступ к аккаунту.

Впоследствии при взаимодействии с удаленным персоналом будут действовать те же принципы, что и при работе с обычными сотрудниками. Такие работники могут отправлять заявления, брать больничные, уходить в оплачиваемые отпуска и т.д. Чтобы выполнять все эти действия через программный комплекс, необходимо использовать возможности программы «1С: Кабинет сотрудника».

При работе с удаленными работниками есть несколько специфических моментов:

• Если сотрудник находится далеко от организации, практически все взаимодействие с ним может быть удаленным. Он подает цифровое заявление о приеме на работу, подписывает трудовой договор в электронной форме, в дальнейшем все взаимодействие с работодателем будет проходить через личный кабинет в программе. Однако заявление об увольнении не может быть оформлено в цифровом виде: оно всегда заполняется только на бумаге. В случае удаленной работы оно должно отправляться по почте.
• При заполнении любых заявлений и других документов такой сотрудник должен использовать неквалифицированную цифровую подпись. Организации выгоднее приобрести цифровую подпись для сотрудников, чем организовывать почтовую пересылку документов.
• Трудовую книжку можно вести в электронном виде только в том случае, если работник дал на это согласие. Если оно не было дано, потребуется заполнять обычную бумажную цифровую книжку и пересылать ее по почте при трудоустройстве и при увольнении.
• В электронном виде могут издаваться все локальные нормативные акты предприятия. Для ознакомления персонала они могут высылаться вместе с листом для подписания – для этой цели должна использоваться электронная подпись. В некоторых случаях уведомления рассылаются на электронную почту, однако этого может оказаться недостаточно.

Работодатель обязан соблюдать права удаленных сотрудников наравне с остальным персоналом. Им так же должны обязательно высылаться расчетные листки в установленные сроки, также они могут уходить в оплачиваемые отпуска. Данные о них должны аналогично отображаться в программе.

Заключение

• «1С: Кабинет сотрудника» – программа, с помощью которой можно оптимизировать работу предприятия и обеспечить эффективное взаимодействие с персоналом.
• Внедрение на предприятии электронного документооборота позволит ускорить обращение с документами и повысить лояльность сотрудников благодаря возможностям современного программного комплекса.
• Комплекс подходит для работы и с обычным, и с удаленным персоналом, получение цифровых подписей дает возможность заверять документы в установленном законом порядке.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)